Executive Team Assistant & Office Manager

Location: Zola Predosa

Executive Team Assistant & Office Manager
Zola Predosa (BO) | Full time | Presenza + flessibilità oraria

Sei la persona che rende tutto più fluido: l'agenda che funziona, il viaggio organizzato nei dettagli, la boardroom pronta prima che tutti arrivino. Unisciti al nostro Gruppo in crescita nel settore tecnologico e lavora a stretto contatto con il CEO e il Leadership Team nella nostra sede di Zola Predosa, Bologna.

Il ruolo
Siamo un Gruppo tecnologico in forte espansione, con sede operativa a Zola Predosa (Bologna) e circa 20 persone in ufficio. Stiamo cercando un'Executive Team Assistant & Office Manager che sia il punto di riferimento operativo sia per il CEO e il Leadership Team, sia per tutto ciò che riguarda il funzionamento quotidiano dell'ufficio.

Non è un ruolo di puro supporto amministrativo: gestirai relazioni ad alto livello, anticiperai le esigenze della direzione e sarai il motore silenzioso che tiene in moto l'organizzazione. Riporti direttamente all'Amministratore Delegato e collabori quotidianamente con tutti i membri del Leadership Team.

Nei primi 6 mesi il tuo impatto sarà concreto: ottimizzerai i processi di gestione dell'agenda e delle trasferte, strutturai la gestione del front office e diventerai il punto di riferimento per fornitori e visitatori.

Chi cerchiamo
Hai successo in questo ruolo se sei una persona che:
Anticipa invece di aspettare. Vedi cosa serve prima che qualcuno lo chieda
Gestisce la complessità con calma. Quando cambiano tre cose in contemporanea, trovi comunque la soluzione
Sa muoversi con riservatezza e discrezione
Si muove bene tra il dettaglio operativo e l'interazione con stakeholder di livello senior
Porta energia positiva e cura: l'ufficio è uno spazio che vuoi rendere accogliente e funzionale per tutti

Cosa farai
Executive Support — CEO & Leadership Team
Gestione completa dell'agenda del CEO e del Leadership Team: priorità, riunioni, call con clienti e partner
Pianificazione e booking di trasferte nazionali e internazionali (voli, hotel, transfer, visti) per CEO e Leadership Team
Gestione operativa delle spese e rimborsi del CEO e del Leadership Team, con rendicontazione e verifica scontrini
Gestione operativa delle auto aziendali (adempimenti burocratici, comunicazione e gestione società di noleggio a lungo termine, manutenzioni, gestione appuntamenti)
Preparazione di documenti, presentazioni e report ad uso direzionale
Coordinamento della boardroom e supporto tecnico-logistico per board meeting e riunioni con stakeholder esterni
Organizzazione di eventi aziendali interni.

Office Management & Front Desk
Gestione del front office: reception, centralino, accoglienza visitatori e fornitori
Acquisti per l'ufficio (Amazon Business e altri fornitori) nel rispetto del budget aziendale
Logistica d'ufficio: spedizioni, corrieri, movimentazione materiale aziendale
Gestione rapporti con fornitori di facility management e contratti di servizio
Supporto al monitoraggio di subscription e licenze digitali aziendali in collaborazione con IT/Finance

Cosa ti serve
Requisiti essenziali
3-5 anni di esperienza come Executive Assistant, Personal Assistant o Office Manager, preferibilmente in PMI in crescita o contesti internazionali
Inglese scritto e parlato.
Padronanza del pacchetto Office (Outlook, Excel, PowerPoint) e dei principali tool di collaboration (Teams)
Esperienza nella gestione di agende complesse e nell'interfaccia con stakeholder di livello senior
Esperienza nella gestione note spese
Esperienza nell'organizzazione di eventi aziendali
Conoscenza di piattaforme di procurement digitale (es. Amazon Business)
Esperienza in contesti multisocietà

Cosa puoi aspettarti
Il ruolo in pratica
Sede:
Zola Predosa, Bologna. Presenza in ufficio con flessibilità oraria in base alle esigenze del business
Contratto: tempo indeterminato, full time
Inizio: al termine del processo di selezione

Chi siamo
Vection-Technologies è un gruppo tecnologico globale che opera nel settore enterprise, pionieri nella convergenza tra Intelligenza Artificiale e Realtà Immersiva. Con un focus particolare sulle applicazioni industriali, aiutiamo le organizzazioni a re-immaginare il modo in cui progettano, formano, vendono e operano in un mondo sempre più digitale.

Diversity & Inclusion
Cerchiamo attivamente di costruire un team diversificato. Incoraggiamo candidature da persone di ogni genere, età, etnia, orientamento sessuale e background educativo. Se hai le competenze ma non tutti i “requisiti” formali, candidati comunque — valutiamo il potenziale, non solo i CV perfetti.

Link Utili
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