Secretaresse directeur Stations

Pro Rail is op zoek naar een doortastende en toekomstgerichte secretaresse die de directeur Stations optimaal ondersteunt. De directeur Stations is verantwoordelijk voor de stations van Pro Rail, inclusief het (ver) bouwen en beheren hiervan. Daarnaast geeft zij leiding aan meer dan 130 medewerkers en is zij lid van het MT Projecten. In deze dynamische omgeving vervul jij als secretaresse een sleutelrol door te zorgen voor overzicht, structuur en continuïteit.
Naast het werk voor de directeur Stations werk je ook samen met een van de managers van het domein projecten, de manager projectbegeleiding.

Je bent de verbindende factor in de dagelijkse hectiek en weet rust te brengen door scherp te plannen, te organiseren en vooruit te denken. Je werkt zelfstandig, maar staat in nauw contact met andere (directie) secretaresses en het MT Stations. Dankzij jouw proactieve houding kan de directeur zich volledig richten op haar verantwoordelijkheden. Je verdeelt je tijd handig tussen de directeur en de manager projectbegeleiding.

Daarnaast ben je continu alert op slimme en innovatieve manieren van werken. Je onderzoekt hoe AI en digitale tools ingezet kunnen worden om processen efficiënter te maken, informatie sneller beschikbaar te hebben en de dagelijkse ondersteuning verder te optimaliseren. Hiermee draag je bij aan een moderne en toekomstbestendige werkwijze binnen de directie.

• Complex agendabeheer en het plannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen.
• Proactief meedenken en snel schakelen bij wijzigingen in de agenda.
• Coördineren van faciliteiten zoals vergaderlocaties, catering en vervoer.
• Managen van informatiestromen en het stellen van de juiste prioriteiten.
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne
  -en externe stakeholders.
• Beheren en organiseren van de mailbox en zorgdragen voor eerste beantwoording en adequate opvolging.
• Actief signaleren van kansen om AI en slimme digitale oplossingen toe te passen ter ondersteuning van efficiëntere werkprocessen.

In deze veelzijdige functie krijg je de ruimte om echt het verschil te maken. Met jouw organisatietalent, overzicht, digitale nieuwsgierigheid en daadkracht zorg je ervoor dat alles soepel verloopt en draag je direct bij aan het succes van de directie Stations van Pro Rail.