Head of Administration

Únete a DRenting y forma parte de nuestro crecimiento!

¿ Es usted el solicitante adecuado para esta oportunidad? Descúbralo leyendo el resumen del puesto a continuación.

DRenting está creciendo y buscamos a la persona que construya y lidere la estructura administrativa que nos permita escalar.
Buscamos un/a Administration Manager con mentalidad de builder: alguien capaz de crear equipos, profesionalizar procesos, implantar controles y hacer evolucionar la función administrativa para acompañar el crecimiento de una compañía de renting de coches de ocasión.
Será una posición transversal, muy cercana al negocio y con responsabilidad sobre una parte crítica de la compañía: conseguir que toda la operativa administrativa funcione de forma rigurosa, eficiente y escalable, coordinando estrechamente las áreas de Finanzas, Operaciones, Comercial y los proveedores externos.
Principales responsabilidades

Gestión administrativa y facturación
Liderar y asegurar el correcto funcionamiento de los procesos administrativos de la compañía.
Supervisar y garantizar que el proceso de facturación sea correcto, puntual y trazable.
Supervisar altas, bajas, modificaciones, abonos y regularizaciones.
Establecer controles sobre facturación pendiente, incidencias y diferencias.
Coordinarse con las áreas de Operaciones, Comercial y Finanzas para asegurar la correcta facturación de los contratos.
Identificar oportunidades de automatización y mejora a medida que aumente el volumen de operaciones.
Asegurar que los procesos administrativos evolucionen al ritmo del negocio, evitando cuellos de botella y tareas manuales innecesarias.

Contabilidad y coordinación financiera
Coordinar la operativa contable de DRenting, internamente y/o con proveedores externos.
Asegurar que la información contable sea rigurosa, completa y esté disponible en tiempo y forma.
Coordinar el cierre contable mensual junto con el CFO y los asesores externos.
Supervisar provisiones, periodificaciones, ajustes y conciliaciones contables.
Dar seguimiento al cumplimiento de los calendarios fiscales y obligaciones tributarias, en coordinación con los asesores.
Identificar y escalar posibles incidencias o riesgos contables y fiscales.
Asegurar que la información administrativa y contable necesaria para la dirección esté correctamente preparada y disponible.

Conciliaciones y control administrativo
Asegurar la correcta conciliación de bancos, cobros, pagos y cuentas contables.
Establecer controles para detectar, investigar y resolver diferencias e incidencias.
Garantizar la calidad, consistencia y trazabilidad de la información administrativa y financiera.
Diseñar y mantener procedimientos de control interno adaptados al crecimiento de la compañía.
Crear mecanismos que permitan mantener el rigor y la visibilidad sobre la operativa a medida que aumente el volumen de contratos y vehículos.
Identificar riesgos operativos y administrativos y proponer medidas correctoras.

Tesorería y Cash Management
Gestionar y supervisar la operativa diaria de tesorería.
Mantener una visión actualizada de cobros, pagos y posición de caja.
Preparar y mantener una previsión de tesorería operativa.
Coordinar la planificación de pagos y necesidades de liquidez con el CFO.
Hacer seguimiento de cobros pendientes y apoyar la optimización de los procesos de cobro y pago.
Anticipar incidencias y necesidades de caja y escalarlas al CFO cuando sea necesario.

ERP – Net Suite
Net Suite ya forma parte de la estructura de DRenting, por lo que el foco estará en sacarle mucho más partido al sistema y hacerlo evolucionar junto con el negocio.
Ser el principal referente interno de Net Suite para los procesos administrativos.
Identificar mejoras y oportunidades de automatización.
Mejorar la calidad, estructura y trazabilidad de los datos.
Asegurar que Net Suite refleje correctamente las necesidades de la operativa.
Convertir Net Suite en una herramienta cada vez más eficiente para la gestión y el control de la compañía.

Administración de la flota
Liderar la administración asociada a los vehículos.
Asegurar que la documentación administrativa de cada vehículo esté completa, actualizada y correctamente archivada.
Coordinarse con Operaciones,…