Office Manager

¿ Por qué RCD?

RCD es un despacho de abogados global, dinámico e innovador, referente en el asesoramiento jurídico integral. Cuenta con más de 20 áreas de especialización legales y sectoriales, y un equipo formador por 50 socios/as y 400 profesionales en España, con oficinas en Barcelona, Madrid, Valencia y Sevilla. Asimismo, el despacho tiene una potente vocación internacional, y opera en más de 30 ciudades clave de todo el mundo a través del grupo DWF.

En RCD apostamos por el crecimiento y desarrollo de quienes forman parte de nuestro equipo, en un entorno que fomenta el talento, la formación continua y la asunción de nuevos retos. Creemos en un equipo diverso y enriquecedor, donde cada persona tiene la oportunidad de aprender, crecer y consolidar su carrera, con acceso a oportunidades de especialización y promoción.

¿ Qué buscamos?

En dependencia directa de la persona responsable de Operaciones
, la responsabilidad principal será gestionar la oficina de Barcelona, con el objetivo de tener un óptimo funcionamiento de la mismas, así como anticiparse y dar respuesta a todas las necesidades que surjan.

• Cuidado de las oficinas e imagen de marca. Supervisar de forma proactiva la presentación, limpieza, orden y conservación de las instalaciones.

• Atención a clientes, visitas y profesionales. Coordinar recepción y los servicios de apoyo, organizando tareas y coberturas.

• Preparación de salas y reuniones. Asegurar que los espacios estén preparados antes de cada reunión.

• Mantenimiento y resolución de incidencias. Planificar y supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones.

• Seguridad física, accesos y cumplimiento ISO. Supervisar la aplicación de los procedimientos de seguridad de las oficinas: accesos de profesionales, visitas y proveedores; gestión de llaves, tarjetas y códigos; y protección de zonas restringidas. Velar por la custodia y destrucción segura de documentación conforme a los procedimientos internos.

• Coordinación de prevención de riesgos laborales y emergencias. Colaborar con People y el servicio de prevención en el seguimiento de las evaluaciones de riesgos y las medidas preventivas de las oficinas.

• Gestión de obras, reformas y actualización de oficinas. Coordinar proyectos de adecuación y mejora de espacios: definición de necesidades, comparación de propuestas, planificación y coordinación con arquitectos, industriales y proveedores.

• Organización y ejecución de eventos. Coordinar eventos internos y externos, incluidos los institucionales conforme a las indicaciones y validaciones del área responsable.

• Gestión de proveedores, compras y presupuesto. Solicitar y comparar presupuestos, negociar condiciones y tramitar contrataciones conforme a las aprobaciones establecidas.

• Servicios y recursos de oficina. Asegurar la disponibilidad de material, suministros y equipamiento, estableciendo inventarios y criterios de reposición.

• Apoyo a los equipos y a las incorporaciones. Centralizar y dar seguimiento a las solicitudes relacionadas con la oficina. Coordinar con People e IT la preparación de puestos y recursos.

• Apoyo operativo a Marketing y Desarrollo de Negocio. Coordinar la producción y disponibilidad de materiales corporativos y apoyar la logística de ponencias, colaboraciones y acciones patrocinadas.

• Calidad del servicio y mejora continua. Definir y aplicar estándares de servicio, listas de comprobación y procedimientos de oficina. Recoger sugerencias, detectar necesidades recurrentes y proponer mejoras.

• Titulación de Grado Superior. Valorable formación en Facility Management.

• Experiencia mínima de 4/5 años realizando funciones similares.

• Inglés Alto (Atención a clientes internacionales).

• Ofimática:
  Nivel Avanzado de…