Administrative Assistant

OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO

Coordinar y ejecutar las actividades administrativas, fiscales y de seguridad social, así como la gestión de viajes y servicios generales de la empresa, asegurando el seguimiento oportuno de los procesos internos y el cumplimiento de los requerimientos de empleados, proveedores, clientes y autoridades.

El puesto tiene como finalidad mantener el adecuado funcionamiento administrativo de la empresa, facilitar la coordinación entre las áreas involucradas y asegurar la disponibilidad, actualización y resguardo de la información y documentación necesaria para la operación.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

1. Administración y Contabilidad - Las áreas y actividades esperadas, pero no limitadas, serian las siguientes:

Aplicar y hacer aplicar en su área de responsabilidad los procedimientos, protocolos y normas de la Empresa.

Mantener comunicación y coordinación permanente con las áreas de Contabilidad, Nómina y Pagos.

Dar seguimiento a la recepción, revisión, autorización y pago de facturas, reembolsos y gastos de operación.

Revisar, corregir y gestionar la cancelación o refacturación de comprobantes cuando sea necesario.

Controlar y dar seguimiento al pago de facturas a proveedores y subcontratistas. Recibir y distribuir comprobantes de transferencias de pago a proveedores y solicitar los REP cuando corresponda.

Revisar y pre=aprobar reportes de gastos de viajes de Trabajadores y facturas de Proveedores. Dar seguimiento a facturas no asociadas y coordinar con las áreas correspondientes su solución.

Participar en los cierres contables mensuales y anuales, incluyendo la provisión de facturas, reembolsos y pagos correspondientes a periodos posteriores.

Controlar y gestionar uso y obligaciones con coches de la Empresa: renovación y pagos de seguros, mantenimientos, reparaciones, renovación de placas, etc.

Administrar y resguardar documentación confidencial y corporativa de la empresa. Coordinar la recepción y archivo de documentación física proveniente de otras oficinas. Coordinar la destrucción de documentación contable con antigüedad de cinco años, previa validación con Contabilidad.

Facilitar información y documentación corporativa para prospectos, trámites, seguros, fianzas y otros requerimientos.

Atender comunicaciones y requerimientos del SAT, IMSS e INFONAVIT cuando corresponda a la empresa.

Mantener comunicación con el área Legal y atender los requerimientos de información que correspondan.

2. Recursos Humanos - Las actividades abajo indicadas, pero limitadas, serian en colaboración con Recursos Humanos y se definirán roles y responsabilidades:

Administrar las pólizas de GNP de Gastos Médicos Mayores y Seguro de Vida, incluyendo altas, bajas y descuentos correspondientes a familiares.

Revisar los estados de cuenta y movimientos relacionados con las pólizas de GNP.

Coordinar la renovación anual de las pólizas grupales.

Dar seguimiento a trámites relacionados con INFONAVIT, incluyendo aceptación de créditos, inicio de retenciones y suspensión de descuentos.

Coordinar la distribución del Reglamento Interior de Trabajo y otros documentos de interés para los empleados.

Participar en la organización de actividades internas, celebraciones y eventos para empleados.

3. Cumplimiento REPSE y obligaciones

Coordinar y dar seguimiento a la integración y actualización de documentación relacionada con REPSE.

Enviar documentación requerida para el trámite y renovación de accesos a instalaciones de clientes y prospectos.

Integrar y mantener actualizada la documentación de cumplimiento de obligaciones fiscales y de seguridad social.

Enviar periódicamente a clientes la documentación correspondiente a cumplimiento de IMSS, INFONAVIT, impuestos sobre nómina y opiniones positivas de SAT, IMSS e INFONAVIT.

Mante…