Auxiliar administrativo

En nuestro despacho de abogados buscamos incorporar un/a  Office Manager  que se convierta en una pieza clave en la organización y funcionamiento diario de la firma. Buscamos una persona organizada, resolutiva, con capacidad de planificación y orientación al cliente, que disfrute trabajando en un entorno profesional y dinámico.

¿ Qué ofrecemos?
Contrato indefinido.
Incorporación estable  a un despacho en crecimiento.
Salario a convenir , en función de la experiencia y valía profesional del candidato/a.
Jornada intensiva de verano  (de julio a septiembre).
Excelente ambiente de trabajo y posibilidades de desarrollo profesional.
Horario
Jornada ordinaria:
Lunes a jueves:
09:00 – 14:30 h
16:00 – 18:00 h
Viernes:
09:00 – 15:00 h
Jornada de verano:
Lunes a viernes:
09:00 – 15:00 h
Funciones del puesto
La persona seleccionada será responsable de la coordinación administrativa y organizativa del despacho, desempeñando, entre otras, las siguientes funciones:
Atención presencial, telefónica y por correo electrónico a clientes.
Recepción y acogida de visitas.
Gestión integral de la agenda de los abogados y coordinación de reuniones.
Organización de citas con clientes, notarías, registros, juzgados y otros organismos.
Preparación y seguimiento de expedientes administrativos.
Gestión documental, archivo físico y digital.
Control y organización de la documentación jurídica.
Gestión de correspondencia, mensajería y paquetería.
Control y gestión de la facturación del despacho.
Emisión y seguimiento de facturas.
Gestión de cobros y pagos.
Conciliación bancaria y apoyo en la contabilidad diaria.
Relación con la asesoría fiscal y contable.
Control de gastos y proveedores.
Gestión de compras y suministros de oficina.
Organización y mantenimiento de las instalaciones del despacho.
Coordinación de incidencias con proveedores externos (informática, limpieza, mantenimiento, telefonía, etc.).
Apoyo en la organización de eventos, reuniones y formaciones.
Gestión de bases de datos y actualización de información de clientes.
Seguimiento de procedimientos internos y mejora de procesos administrativos.
Gestión de plataformas digitales y herramientas de gestión del despacho.
Colaboración directa con la dirección del despacho en todas aquellas tareas organizativas necesarias para el correcto funcionamiento de la oficina.
Requisitos
Formación en Administración, Gestión, Secretariado de Dirección, ADE o similar.
Experiencia previa como Office Manager, Responsable de Administración o puesto similar, preferiblemente en despachos profesionales.
Dominio del paquete Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Capacidad de organización, planificación y gestión de múltiples tareas.
Excelente trato con el cliente y habilidades de comunicación.
Persona proactiva, resolutiva, discreta y con alto sentido de la responsabilidad.
Se valorará especialmente
Conocimientos de Derecho o experiencia previa en despachos de abogados, notarías, asesorías jurídicas o gestorías.
Manejo de programas de gestión de despachos y facturación.
Conocimientos básicos de contabilidad.
Nivel de inglés.

Perfil que buscamos
Buscamos una persona con iniciativa, capacidad de anticipación, orientación al detalle y vocación de servicio, que quiera asumir un papel fundamental en la gestión diaria del despacho y contribuir a su crecimiento y organización.
Si te identificas con este perfil y buscas un proyecto estable dentro de un despacho profesional en expansión, estaremos encantados de conocerte.