Técnico​/a de Apoyo Dirección y Soporte de Servicios Generales

Puesto: Técnico/a de Apoyo a Dirección y Soporte de Servicios Generales
Empresa empleadora Total Energies Electricidad Y Gas España, S.A.

Art des Auftrags Contrato a tiempo indeterminado

Experiencia Menos de 3 años

Contexto y entorno
Total Energies (GRP) dispone de 2,4 millones de contratos B2C, 30.000 contratos B2B y una central con dos grupos de ciclo combinado de gas, siendo el 5º proveedor de gas y energía en España.

Asimismo, está desarrollando proyectos renovables en España con una capacidad de 3 GW y gestiona la actividad de Trading electricidad.

Coordinar la organización de comités y reuniones de dirección

Gestión de agendas, optimizando la planificación de reuniones, compromisos y desplazamientos

Organizar y coordinar viajes profesionales

Actuar como filtro y canal de las comunicaciones dirigidas a Dirección, priorizando adecuadamente la información

Recibir y atender visitas institucionales o corporativas

Gestionar tareas administrativas asociadas, tales como tramitación de gastos, pedidos, documentación y otras gestiones operativas vinculadas a la actividad directiva

Seguimiento y coordinación de servicios generales

Velar por el cumplimiento de las políticas y normas internas

Mantener un conocimiento actualizado de los servicios disponibles y su utilización por parte de los empleados

Controlar que los vehículos, instalaciones y edificios cumplen con los requisitos legales, especialmente en materia de Prevención de Riesgos Laborales (PRL)

Gestionar y resolver incidencias relacionadas con los servicios generales, coordinando con proveedores y áreas internas implicadas

Organizar, controlar y asegurar la trazabilidad de la información y documentación vinculada a los servicios, manteniendo los registros actualizados

Atención de llamadas y otras comunicaciones corporativas

Gestionar reserva de transportes y alojamiento para empleados

Colaborar en la organización de eventos corporativos, conferencias y reuniones internas

Elaborar informes internos y documentación de soporte para la gestión del área

Escaneo, clasificación y registro de información a través de proveedor, para la incorporación en el sistema y archivo

Preparación y gestión de la documentación para el archivo físico

Coordinar gestiones vinculadas a la salud laboral, como la solicitud de citas para reconocimientos médicos o pruebas diagnósticas del personal de las oficinas de Madrid

Colaborar en proyectos y trabajos transversales, tanto dentro de su área como con otras áreas de la compañía

Contribuir a la mejora continua de procesos administrativos y de servicios generales, proponiendo iniciativas orientadas a la eficiencia operativa

Apoyar la implantación de nuevas herramientas, procedimientos o prácticas dentro de su ámbito

Perfil del candidato
Formación Académica y/o Años de

Experiencia:

Formación secretariado u otra formación o experiencia adecuada para el desempeño de la posición.

Inglés nivel alto (hablado y escrito).

Experiencia realizando funciones similares a las descritas.

Se valorará conocimientos de PRL (curso básico).

Competencias Técnicas y Comportamentales:

Perfil operativo

Habilidades de comunicación

Habilidades de relación

Flexibilidad y adaptación

Capacidad resolutiva

Disponibilidad para viajar

Gestión de Servicios Generales

Conocimientos SAP módulos Logístico y Financiero

Gestión de agendas

Trabajo en equipo

Total Energies valora la diversidad, promueve el crecimiento individual y ofrece carreras con igualdad de oportunidades.

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