Secretaria​/o de Dirección

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Somos la mayor aerolínea española y líder entre Europa y América Latina; pertenecemos al grupo aéreo IAG y formamos parte de la alianza oneworld. Nuestro objetivo es ser siempre la mejor opción para viajar para nuestros clientes y que sientan que para nosotros lo más importante es su seguridad y la calidad y experiencia de su viaje. Además de la aerolínea tenemos como negocio complementario el mantenimiento de aviones.
En Iberia valoramos que nuestros profesionales sean un ejemplo de comportamientos para los clientes, pero también dentro del equipo. Esperamos que todas las personas que se incorporen sean un ejemplo de estos.
Proporcionar soporte ejecutivo, administrativo y organizativo a la Dirección a nivel global, garantizando una gestión eficiente de la agenda, la coordinación logística de viajes, reuniones y eventos, así como la gestión de los procesos administrativos y operativos asociados al funcionamiento del area. Actuar como interlocutor con las distintas áreas de soporte de la compañía, facilitando la actividad diaria de la Dirección y contribuyendo a la eficiencia organizativa mediante una gestión proactiva, rigurosa y confidencial.
Gestión ejecutiva y administrativa de la Dirección   Gestionar y mantener actualizada la agenda de la Dirección, coordinando reuniones internas y externas, viajes, comidas de trabajo, comités, offsites y otros compromisos.
Organizar convocatorias, reservas de salas, coordinación de asistentes y necesidades logísticas asociadas.
Preparar y coordinar la documentación de apoyo, presentaciones y materiales necesarios para reuniones cuando sea requerido.
Gestionar la correspondencia, llamadas y comunicaciones dirigidas a la Dirección, priorizando las solicitudes y canalizando la información.
Coordinar la firma y tramitación administrativa de contratos y otra documentación oficial.
Gestión de viajes y logística   Organizar los desplazamientos nacionales e internacionales de la Dirección y prestar apoyo al resto del equipo en la gestión de viajes.
Gestionar reservas de vuelos, hoteles, transfers, alquiler de vehículos, visados, autorizaciones (ESTA) y cualquier documentación necesaria para los desplazamientos.
Tramitar incidencias relacionadas con viajes, cambios de billetes, upgrades, excesos de equipaje y otros servicios asociados.
Gestionar billetes corporativos y coordinar la logística de desplazamientos y alojamiento del personal externo colaborador.
Gestionar la plataforma corporativa de movilidad (Join Up) para taxis y estacionamientos.
Gestión administrativa y económica   Tramitar y realizar el seguimiento de viajes, liquidaciones, gastos y compras mediante las herramientas corporativas.
Gestionar la justificación mensual de los gastos asociados a las tarjetas corporativas de la Dirección.
Tramitar la aprobación de facturas y pedidos mediante SAP/Fiori y otras herramientas corporativas.
Gestionar solicitudes de compra de material de oficina, merchandising, tarjetas de visita y otros suministros mediante Ariba.
Velar por el correcto archivo y mantenimiento de la documentación administrativa de la Dirección.
Soporte y apoyo a clientes   Atender y dar soporte a solicitudes e incidencias de clientes que se canalicen a través de la Dirección, coordinando su tramitación con las áreas implicadas y asegurando una respuesta ágil y eficaz.
Soporte organizativo   Gestionar las incorporaciones de personal interno y externo, coordinando la solicitud de equipos informáticos, telefonía, accesos, usuarios y acreditaciones.
Mantener actualizada la información administrativa del equipo (vacaciones, renovación de equipos, teléfonos móviles y otros recursos).
Coordinar las citas médicas y reconocimientos obligatorios y…