Especialista administrativo

Buscamos una persona con experiencia administrativa, autonomía, criterio y capacidad de seguimiento, capaz de gestionar el funcionamiento administrativo diario de varias sociedades apoyándose en un ERP propio. No buscamos un perfil junior ni exclusivamente contable.

Desplácese hacia abajo para ver todos los requisitos del puesto y las responsabilidades que pueden esperar los candidatos seleccionados.

Perfil :

Experiencia previa mínima de 4-5 años en puestos administrativos de gestión. Buen manejo de facturación, proveedores, cobros y pagos. Conocimientos contables suficientes para comprender el circuito completo de una factura y trabajar coordinadamente con una gestoría. Experiencia con programas ERP y buena adaptación a herramientas digitales. Buen manejo de Excel y herramientas ofimáticas. Capacidad para trabajar con varias sociedades y diferentes centros de coste.

Persona organizada, rigurosa con la documentación y los plazos, autónoma y resolutiva. Se valorará especialmente experiencia en constructoras, rehabilitación, ingeniería, instalaciones o empresas que trabajen por proyectos u obras. Se valorará experiencia en preparación y justificación documental de subvenciones.

Administración y facturación :

Emisión y control de facturas de clientes de las distintas sociedades.
Recepción y supervisión de facturas de proveedores.
Comprobación de la correcta asignación de facturas a sociedad, obra y centro de coste.
Control documental de facturas, pedidos y albaranes.
Gestión de incidencias y diferencias con proveedores.
Archivo y gestión documental a través del ERP.
Coordinación de la información administrativa con la gestoría externa.

Tesorería, cobros y pagos
Seguimiento de facturas pendientes de cobro y reclamación administrativa de cobros.
Control de vencimientos de clientes y proveedores.
Preparación y seguimiento de pagos a proveedores.
Conciliación bancaria y resolución de diferencias.
Seguimiento ordinario de movimientos bancarios.
Apoyo en la preparación de información de tesorería para Gerencia.

Subvenciones

Preparación y organización de la documentación necesaria para la solicitud, seguimiento y justificación de subvenciones, especialmente vinculadas a obras de rehabilitación Plan Next Generation / Plan Rehabilita.
Recopilación de facturas y justificantes bancarios.
Recopilación y organización de certificaciones, contratos, presupuestos y demás documentación justificativa.
Coordinación con Oficina Técnica para obtener la documentación técnica necesaria.
Reclamación y seguimiento de documentación pendiente.
Control de plazos, requerimientos y subsanaciones.
Preparación de expedientes de justificación y seguimiento hasta su cierre y cobro.
Registro y control del estado de cada expediente mediante ERP.

Administración de personal

Gestión administrativa de vacaciones, ausencias y fichajes.
Seguimiento de incidencias de personal y coordinación con la gestoría laboral.
Organización y seguimiento de reconocimientos médicos.
Gestión administrativa de cursos y formación.
Control documental de trabajadores.
Gestión y seguimiento de ropa de trabajo y EPIs.
Control de vencimientos de documentación mediante ERP.

Administración relacionada con las obras

Gestión administrativa de pedidos previamente definidos por Producción. S
eguimiento de pedidos, entregas, albaranes y facturas.
Gestión administrativa de alquileres y devoluciones de maquinaria y medios auxiliares.
Gestión y seguimiento de contenedores.
Solicitud y seguimiento de certificados de gestión de residuos.
Reclamación de documentación a proveedores y subcontratistas.
Apoyo administrativo a los responsables de obra.
Preparación de documentación administrativa asociada a las obras.

Gestión general y apoyo a Gerencia

Atención telefónica y gestión de comunicaciones administrativas.
Organización y seguimiento de citas y tareas administrativas de Gerencia.
Gestión documental de seguros y vehículos. Solicitud y seguimiento de certificados.
Recepción y tramitación interna de notificaciones.
Seguimiento de vencimientos y renovaciones.
Preparación de documentación y presupuestos administrativos para otras áreas de la empresa. xiphteb Apoyo administrativo general a los distintos departamentos.