Técnico de Secretaría Técnica

¿ De qué te encargarás?

Tu misión será gestionar la secretaría técnica de nuestros congresos de principio a fin
, para que cada inscrito, ponente e invitado tenga una experiencia fluida antes, durante y después del evento.

• Gestionar el proceso completo de inscripciones: registro de participantes, seguimiento y control de altas, cambios y cancelaciones.
• Atender y resolver las dudas e incidencias de las personas inscritas con rapidez y criterio de servicio.
• Controlar los ingresos por inscripciones y hacer seguimiento de pagos pendientes en coordinación con el departamento de Administración.
• Coordinar la participación de ponentes e invitados: organización de viajes, reservas hoteleras, tramitación de inscripciones gratuitas y atención personalizada.
• Gestionar las reservas hoteleras del congreso y controlar los cupos de servicios adicionales como talleres, actos sociales y otras actividades.
• Preparar, junto al project manager del congreso, listados, documentación operativa y materiales necesarios para el evento.
• Coordinar y dar soporte a la secretaría técnica in situ: acreditaciones, atención en mostrador y resolución de imprevistos en sede.
• Mantener actualizadas las bases de datos y la plataforma de gestión de inscripciones.
• Colaborar con la secretaría científica en las comunicaciones y en la gestión de trabajos y contenidos del programa, cuando el proyecto lo requiera.
• Elaborar informes de seguimiento y cierre (inscripciones, ingresos, ocupación hotelera) para el equipo de proyecto.

Tu impacto: serás el punto de contacto que da seguridad a asistentes, ponentes y comités organizadores, y una pieza clave para que cada congreso cumpla sus objetivos de participación, calidad y rentabilidad.

En Alo Congress
, la línea de VB Group especializada en la organización de congresos, buscamos un/a Técnico/a de Secretaría Técnica que disfrute poniendo orden en los detalles que hacen que un congreso funcione: inscripciones, ponentes, hoteles y coordinación en sede. Si ya sabes lo que es tener cientos de inscritos, un programa científico cerrándose y un evento a la vuelta de la esquina, y te gusta ese ritmo, queremos conocerte.

• Formación: Grado o Ciclo Formativo de Grado Superior en Turismo, Protocolo y Organización de Eventos, Administración y Dirección de Empresas o áreas afines.
• Experiencia: mínimo 2 años en secretarías técnicas de congresos, en una OPC (Organizador Profesional de Congresos), agencia de eventos o entorno MICE.
• Conocimientos técnicos: manejo avanzado de Microsoft Office (Excel, Word y PowerPoint) y facilidad para trabajar con software de gestión de congresos, inscripciones y acreditaciones.
• Idiomas: dominio de castellano, catalán e inglés, hablado y escrito.
• Competencias personales:
  • Orientación al servicio y agilidad para resolver incidencias de inscritos, ponentes e invitados.
  • Organización, método y rigor en el seguimiento de procesos.
  • Planificación: sabes fijar prioridades, plazos y planes de seguimiento para cada tarea.
  • Capacidad para mantener la calma y la actitud positiva en picos de trabajo y plazos ajustados.
  • Trabajo en equipo y colaboración con otros departamentos.
  • Proactividad para anticiparte a los problemas antes de que lleguen.
• Disponibilidad: para desplazarte y trabajar en sede durante la celebración de los congresos.
• Valoraremos especialmente:
  • Experiencia en secretarías científicas: gestión de comunicaciones, coordinación del proceso de evaluación y aceptación de trabajos y elaboración de contenidos para el programa científico.
  • Experiencia en la relación con empresas patrocinadoras y sponsors.
  • Otros idiomas adicionales.

• Estabilidad: contrato indefinido y jornada completa en un grupo con crecimiento sostenido.
• Flexibilidad: modelo híbrido con teletrabajo parcial a…