Asistente de Dirección: Coordinación Ejecutiva y Servicios

Empresa empleadora Total Energies Electricidad Y Gas España, S.A.

Tipo de contrato Contrato a tiempo indeterminado

Experiencia Menos de 3 años

Total Energies (GRP) dispone de 2,4 millones de contratos B2C, 30.000 contratos B2B y una central con dos grupos de ciclo combinado de gas, siendo el 5º proveedor de gas y energía en España.

Asimismo, está desarrollando proyectos renovables en España con una capacidad de 3 GW y gestiona la actividad de Trading electricidad.

• Coordinar la organización de comités y reuniones de dirección
• Gestión de agendas, optimizando la planificación de reuniones, compromisos y desplazamientos
• Organizar y coordinar viajes profesionales
• Actuar como filtro y canal de las comunicaciones dirigidas a Dirección, priorizando adecuadamente la información.
• Recibir y atender visitas institucionales o corporativas
• Gestionar tareas administrativas asociadas, tales como tramitación de gastos, pedidos, documentación y otras gestiones operativas vinculadas a la actividad directiva.
• Seguimiento y coordinación de servicios generales
• Velar por el cumplimiento de las políticas y normas internas
• Mantener un conocimiento actualizado de los servicios disponibles y su utilización por parte de los empleados.
• Controlar que los vehículos, instalaciones y edificios cumplen con los requisitos legales, especialmente en materia de Prevención de Riesgos Laborales (PRL).
• Gestionar y resolver incidencias relacionadas con los servicios generales, coordinando con proveedores y áreas internas implicadas.
• Organizar, controlar y asegurar la trazabilidad de la información y documentación vinculada a los servicios, manteniendo los registros actualizados.
• Gestión administrativa y soporte transversal
• Atención de llamadas y otras comunicaciones corporativas.
• Gestionar reserva de transportes y alojamiento para empleados
• Colaborar en la organización de eventos corporativos, conferencias y reuniones internas
• Elaborar informes internos y documentación de soporte para la gestión del área.
• Escaneo, clasificación y registro de información a través de proveedor, para la incorporación en el sistema y archivo.
• Preparación y gestión de la documentación para el archivo físico.
• Coordinar gestiones vinculadas a la salud laboral, como la solicitud de citas para reconocimientos médicos o pruebas diagnósticas del personal de las oficinas de Madrid.
• Participación en proyectos y mejora continua
• Colaborar en proyectos y trabajos transversales, tanto dentro de su área como con otras áreas de la compañía.
• Contribuir a la mejora continua de procesos administrativos y de servicios generales, proponiendo iniciativas orientadas a la eficiencia operativa.
• Apoyar la implantación de nuevas herramientas, procedimientos o prácticas dentro de su ámbito
• Coordinar la organización de comités y reuniones de dirección
• Gestión de agendas, optimizando la planificación de reuniones, compromisos y desplazamientos
• Organizar y coordinar viajes profesionales
• Actuar como filtro y canal de las comunicaciones dirigidas a Dirección, priorizando adecuadamente la información.
• Recibir y atender visitas institucionales o corporativas
• Gestionar tareas administrativas asociadas, tales como tramitación de gastos, pedidos, documentación y otras gestiones operativas vinculadas a la actividad directiva.
• Seguimiento y coordinación de servicios generales
• Velar por el cumplimiento de las políticas y normas internas
• Mantener un conocimiento actualizado de los servicios disponibles y su utilización por parte de los empleados.
• Controlar que los vehículos, instalaciones y edificios cumplen con los requisitos legales, especialmente en materia de Prevención de Riesgos Laborales (PRL).
• Gestionar y resolver incidencias relacionadas con los servicios generales, coordinando con proveedores…