Office Manager & Executive Assistant

Location: Ciudad Nezahualcoyotl

Office Manager & Executive Assistant   En   CLIVI   somos la primera clínica digital especializada en diabetes y obesidad en México. A través de tecnología, atención médica de calidad y acompañamiento personalizado, ayudamos a miles de pacientes a transformar su salud y calidad de vida.
Buscamos un   Office Manager & Executive Assistant   altamente organizado, resolutivo y confiable, capaz de garantizar el correcto funcionamiento de nuestras oficinas y convertirse en un aliado estratégico para Dirección General. Este rol es ideal para una persona con una fuerte orientación al servicio, pasión por la ejecución y habilidad para anticiparse a las necesidades de una organización en constante crecimiento.

¿ Qué buscamos?
Una persona que incluya:
Mentalidad de servicio y actitud resolutiva.
Capacidad para anticiparse a las necesidades del negocio y de la Dirección General.
Excelente organización y atención al detalle.
Habilidad para gestionar múltiples prioridades de forma simultánea.
Alto sentido de urgencia y seguimiento.
Discreción y manejo adecuado de información confidencial.
Capacidad para desenvolverse en entornos dinámicos y de rápido crecimiento.
Comunicación efectiva y excelentes habilidades de coordinación.

Descripción del puesto
Como   Office Manager & Executive Assistant   , serás responsable de garantizar que la operación física y administrativa de Clivi funcione de manera eficiente, asegurando que colaboradores, líderes y visitantes cuenten con los recursos necesarios para desempeñar sus funciones.
Asimismo, brindarás soporte ejecutivo al CEO, facilitando la gestión de actividades administrativas, operativas, logísticas y estratégicas que contribuyan a optimizar su tiempo y permitirle enfocarse en las prioridades clave del negocio.

Responsabilidades
Office Management & Facilities
Supervisar la operación diaria de oficinas, consultorios y espacios corporativos.
Garantizar que las instalaciones se encuentren en óptimas condiciones de funcionamiento, seguridad y presentación.
Coordinar servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de oficinas, mobiliario e infraestructura.
Dar seguimiento a servicios generales como internet, telefonía, fumigación, planta de luz y demás requerimientos operativos.
Gestionar incidencias relacionadas con infraestructura y coordinar su resolución con proveedores.
Brindar soporte operativo a las distintas áreas de la organización para asegurar la continuidad de las operaciones.
Gestión de Activos e Infraestructura Tecnológica
Administrar el inventario de equipos de cómputo, accesorios y activos corporativos.
Coordinar la configuración, asignación, entrega y recuperación de equipos para colaboradores.
Supervisar el mantenimiento y configuración básica de impresoras y equipos de oficina.
Mantener actualizados los controles y registros de activos de la organización.
Gestionar el correcto almacenamiento y control de materiales dentro de bodega.
Compras, Proveedores y Administración Operativa
Gestionar la compra, control y abastecimiento oportuno de insumos para oficinas y consultorios.
Asegurar la disponibilidad de papelería, cafetería, sanitarios, botiquín y demás recursos necesarios para la operación.
Gestionar relaciones con proveedores externos, incluyendo negociación, seguimiento de servicios y atención de incidencias.
Dar seguimiento a facturación, comprobación de gastos, pagos de servicios, rentas y proveedores.
Coordinar servicios de mensajería, paquetería y logística interna.
Administrar y organizar documentación administrativa relacionada con la operación.
Control de Accesos y Seguridad
Administrar sistemas de acceso mediante tarjetas, biométricos y otros mecanismos de control.
Gestionar altas, bajas y modificaciones de accesos para colaboradores y visitantes.
Mantener actualizados los registros de acceso y seguridad física de las instalaciones.
Executive Support & Strategic Coordination
Brindar soporte ejecutivo integral al CEO en la gestión de actividades corporativas, estratégicas, administrativas y de coordinación.
Gestionar agendas, reuniones, reservaciones, traslados, viajes y requerimientos logísticos cuando sea necesario.
Dar seguimiento oportuno a solicitudes, pendientes y…