Operations Coordinator

Location: Ciudad Nezahualcoyotl

Condé Nast   is a global media company producing the highest quality content with a footprint of more than  1 billion consumers   in  32 territories   through   print   ,   digital   ,   video   and   social      platforms   . The company’s portfolio includes many of the world’s most respected and influential media properties including   Vogue, Vanity Fair, Glamour, Self, GQ, The New Yorker, Condé Nast Traveler/Traveller, Allure, AD, Bon Appétit and Wired, among others.

Objetivo del puesto

Coordinar y ejecutar la operación administrativa, financiera, logística y comercial del negocio de suscripciones en México y Latinoamérica, garantizando una experiencia eficiente para los suscriptores, el correcto procesamiento de ventas y pagos, así como la optimización continua de procesos, plataformas y proveedores.

Responsabilidades principales

1. Operación de Suscripciones
Administrar y actualizar las bases de datos de suscriptores (impresos y digitales) para México y Latinoamérica.
Gestionar altas, renovaciones, cancelaciones, reembolsos y solicitudes especiales de suscriptores.
Administrar suscripciones corporativas y bases de datos de suscripciones vencidas.
Coordinar la operación diaria de entregas físicas, accesos digitales y programas de renovación.
Supervisar el desempeño del Call Center para garantizar la calidad de atención y la resolución oportuna de incidencias.
Identificar oportunidades de mejora en el recorrido del suscriptor y proponer iniciativas para optimizar la experiencia del cliente.

2. Administración Financiera y Control Operativo
Gestionar la creación y seguimiento de órdenes de compra (POs) para proveedores y proyectos relacionados con suscripciones.
Solicitar, validar y dar seguimiento a facturas de proveedores nacionales e internacionales.
Coordinar pagos con los equipos de Finanzas y Cuentas por Pagar.
Realizar conciliaciones financieras y cierres mensuales.
Registrar y dar seguimiento a devengamientos.
Consolidar y presentar reportes mensuales de ventas y desempeño financiero.
Supervisar la facturación de plataformas, aliados comerciales y proveedores.
Administrar y conciliar plataformas de pago y e-commerce (Stripe, Shopify u otras).

3. Logística y Distribución
Coordinar envíos nacionales e internacionales de revistas, materiales promocionales y beneficios para suscriptores.
Gestionar la creación y seguimiento de guías de envío.
Coordinar reposiciones de ejemplares y atención de incidencias relacionadas con distribución.
Administrar la relación con proveedores logísticos y empresas de mensajería.
Dar seguimiento a la facturación relacionada con distribución y logística.
Planificar volúmenes de impresión y distribución para futuras ediciones.

4. Gestión de Eventos y Ventas Presenciales
Coordinar la logística operativa para eventos y activaciones de venta de suscripciones.
Supervisar la ejecución operativa y el registro de ventas durante eventos.
Organizar calendarios y coordinar personal temporal o externo para activaciones.
Realizar la carga, conciliación y seguimiento de ventas generadas en eventos.
Administrar terminales de pago y materiales promocionales.

5. Retención, Fidelización y Crecimiento
Implementar campañas de retención, fidelización y recuperación de suscriptores (winback).
Coordinar beneficios, promociones y experiencias exclusivas para suscriptores.
Analizar comportamientos de usuarios para apoyar la definición de precios, beneficios y segmentos objetivo.
Colaborar en el desarrollo de alianzas estratégicas con marcas que fortalezcan la propuesta de valor de las suscripciones.
Dar seguimiento a indicadores de retención, renovación y satisfacción del cliente.

6. Reporteo, Análisis e Inventarios
Administrar el inventario de revistas, materiales promocionales y activos relacionados con suscripciones.
Elaborar dashboards y reportes periódicos de desempeño operativo y financiero.
Monitorear y analizar KPIs clave de operación, ventas, retención y satisfacción.
Utilizar herramientas de análisis para identificar tendencias, oportunidades y mejoras operativas.
Mantener bases de datos confiables y actualizadas para la toma de decisiones.

Conocimientos y habilidades
Excel avanzado (tablas dinámicas, fórmulas…