Asistente de Programas

Este puesto coordina los procesos y trámites administrativos de la Unidad de Programa o del departamento de programas en CO, dentro de las normas y procedimientos corporativos y de derecho para asegurar el cumplimiento del presupuesto, estrategia e indicadores a través de los proyectos así como las normas y políticas internas.

¡Plan promueve los derechos de la niñez y está comprometida con la protección de los niños y las niñas, así como con la igualdad de género, por lo tanto toma las medidas necesarias para que sus intervenciones y el actuar de su personal sean acordes con esta política, asimismo, respetamos el principio de igualdad de oportunidades y no discriminación a personas por su raza, color, género, edad, origen, lengua, discapacidad, orientación sexual, religiosa y/o política, estatus marital o embarazo!

Dimensiones del Rol

Apoyo al departamento de programas para el desarrollo de acciones administrativas, de proyectos, plan de compras, de comunicación con los diferentes departamentos de soporte y comunicación externa.

Apoyo en la comunicación entre Facilitadores/promotores de desarrollo comunitario y los diferentes departamentos de soporte incluyendo patrocinio. En el caso de la CO, apoyo en la comunicación con Coordinadores de Programas, Coordinaciones Territoriales, Patrocinio y otras áreas de soporte de la CO.

Consolida, distribuye, recepciona y envía documentación física y digital entre el equipo de programas/Up/CO y los demás departamentos.

Apoya en la comunicación con ministerios, secretarias, municipalidades, mesas técnicas, redes técnicas y otras entidades con las que se coordinan acciones programáticas.

Apoya con la recepción, resguardo de bienes y equipos requeridos por el equipo de programas/UP.

Apoyo con controles internos definidos por el departamento de programas.

Recepción de visitantes, recepción de comunicación física externa y distribución al equipo/oficina.

Apoyo con Archivos físicos, digitales y minutas de reuniones.

Apoyo en el desarrollo de eventos de coordinación interinstitucional.

Responsabilidades Generales

Ingreso de Solicitudes de pedido en Sap, Apoya y da seguimiento a liberaciones de solicitudes de pedido y órdenes de compra, Remite los procesos de requisiciones de compras y pagos a los departamentos de compras y centro de pagos.

Completa formato de requerimientos de pago, de liquidaciones propias de Programas.

Velar por el cumplimiento de las políticas corporativas de Plan, Fomentar y propiciar ambientes agradables de trabajo, mediante su participación pro‑activa y su compromiso profesional.

Apoyo con los controles, recepción y envío de información referente a flota (vales, controles, coordinación), P&C y patrocinio.

Apoyo en seguimiento de acuerdos con los equipos de implementación programática de la CO (reportes, planificación, ejecución).

Asegurar la existencia de suministros para que el personal cuente con los recursos que necesita para realizar su trabajo.

Administrar los fondos de caja chica con el propósito de garantizar el manejo eficiente de los fondos asignados.

Atender vía telefónica y personalmente a los visitantes de la Unidad de Programa/CO con el fin de brindar un buen servicio y velar por la comunicación fluida y respetuosa con clientes externos.

Revisión mensual y control, monitoreo y seguimiento para que las solicitudes en Sap sean ingresadas y tengan el avance en aprobaciones para pasar al proceso de adquisición y pago.

Indicadores de éxito

100% de Solicitudes de pedido ingresadas y con seguimiento para pasar al proceso de adquisición por el departamento de compras y al pago correspondiente a través del centro de pagos.

# de formatos de requerimientos de pago procesados.

100% de cumplimiento de políticas institucionales.

Comunicación fluida y en tiempo con el departamento de patrocinio.

Los controles referentes a uso, distribución y liquidación de flota del equipo están completos mensualmente.

Procesos de P&C y su respectiva comunicación con el departamento se encuentran 100% completados.

Hojas de tiempo del personal del departamento enviadas a Finanzas antes del día 5 de cada mes.

Contar siempre con insumos necesarios para desempeñar el trabajo.

Manejo y…