Personal Assistant to Chief Executive Officer

Buscamos incorporar un/a  Personal Assistant del CEO  para proporcionar soporte ejecutivo y administrativo de alto nivel al CEO de una prestigiosa empresa con presencia internacional y sede corporativa en Palma de Mallorca.
La persona seleccionada será un apoyo clave y de máxima confianza para el CEO, garantizando una gestión eficiente de su agenda, compromisos profesionales, viajes y comunicaciones, así como la coordinación de asuntos prioritarios con los distintos miembros del Comité de Dirección y otros interlocutores estratégicos.
Funciones:  Gestión de agenda y soporte ejecutivo   Gestionar y optimizar la agenda del CEO, coordinando reuniones, citas, compromisos profesionales y prioridades diarias.
Organizar reuniones con miembros del Comité de Dirección, responsables de área, propietarios, accionistas, inversores y otros interlocutores estratégicos.
Preparar agendas, documentación, presentaciones e informes necesarios para reuniones ejecutivas.
Realizar el seguimiento de acuerdos, tareas pendientes y compromisos adquiridos.
Anticiparse a las necesidades del CEO, identificando posibles conflictos de agenda y proponiendo soluciones de manera proactiva.
Organización de viajes y logística   Planificar y coordinar viajes nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, alojamiento, traslados, itinerarios y reservas.
Gestionar cambios de última hora, imprevistos y necesidades logísticas con agilidad y eficacia.
Coordinar los desplazamientos y la logística asociados a reuniones corporativas, visitas a hoteles, eventos y encuentros institucionales.
Garantizar que todos los detalles se gestionen con el máximo nivel de calidad, comodidad y discreción.
Gestión administrativa y del despacho del CEO   Supervisar el funcionamiento diario de la oficina del CEO, asegurando una organización eficiente y estructurada.
Gestionar correspondencia, comunicaciones, llamadas y correo electrónico, priorizando los asuntos según su importancia y urgencia.
Redactar, revisar y preparar documentos, informes, presentaciones y comunicaciones ejecutivas.
Coordinar la gestión de gastos, facturas, documentación y procesos administrativos vinculados a la actividad del CEO.
Mantener un sistema de archivo organizado y seguro, garantizando la confidencialidad de la información.
Coordinación con la alta dirección y otros interlocutores   Actuar como punto de contacto entre el CEO y los distintos departamentos corporativos, directores de hotel y equipos de dirección.
Mantener una comunicación fluida y profesional con accionistas, propietarios, socios estratégicos y colaboradores externos.
Facilitar la coordinación entre las diferentes áreas de la organización y asegurar el seguimiento de asuntos prioritarios.
Gestionar las comunicaciones con diplomacia, criterio y una excelente capacidad de interlocución.
Confidencialidad y gestión de información sensible   Gestionar información corporativa, financiera, estratégica y personal con absoluta discreción.
Garantizar la custodia y el tratamiento seguro de documentos y comunicaciones confidenciales.
Actuar con criterio, madurez profesional y máxima responsabilidad ante situaciones delicadas.
Mantener una estricta confidencialidad sobre las actividades, decisiones y relaciones profesionales del CEO.
Soporte en proyectos estratégicos y necesidades específicas   Colaborar en la preparación y coordinación de proyectos especiales e iniciativas ejecutivas.
Apoyar la organización de reuniones del Consejo de Administración, encuentros de alta dirección, eventos corporativos y visitas institucionales.
Realizar búsquedas de información y preparar documentación de apoyo para la toma de decisiones.
Atender solicitudes específicas del CEO y resolver necesidades puntuales con rapidez, autonomía y orientación a…