Secretario​/a de Rectorado

Somos el primer grupo editorial y de comunicación español, de capital familiar, que lidera una amplia oferta al servicio de la cultura, la formación, la información y el entretenimiento audiovisual, con presencia en más de 20 países, conectando con 25 millones de personas cada día. Todos los profesionales y empresas del Grupo Planeta compartimos unos principios que tienen como base las personas, la ética, la calidad y la excelencia en el trabajo.
Descripción general  Cuya misión será la de asistir a la Rectora en su día a día, así como a los miembros de Rectorado.
Funciones principales   Filtraje de llamadas y correspondencia.
Recepción de visitas de Rectorado
Organización de Consejos (salas, documentación, catering, etc.).
Mantenimiento de agenda de contactos y BBDD.
Soporte en la gestión de la cuenta de correo electrónico de Dirección en ausencia por vacaciones, viaje, ...
Acompañamiento Eventos Académicos | Representación.
Reserva salas: reserva de salas internas y externas para la realización de reuniones.
Caterings: contratación y preparación de servicios de catering para Rectorado (solicitud, preparación sala, revisión factura,...).
Organización de eventos externos: comunicaciones, búsqueda de espacios/proveedores, solicitud de presupuestos.
Mantenimiento de despacho y petición de materiales.
Preparación de Informes y presentaciones.
Gestión y custodia de contratos y convenios: recepción, envío, preparación para firma, archivo y subida a la plataforma digital Alfresco.
Gestión de firmas de Rectorado: recepción y preparación para firma de convenios, contratos y cualquier otro documento para la firma de la Rectora, así como su archivo y devolución posterior.
Gestión documental (libros, fotocopias, hojas de asistencia, certificados,...), revisión facturas, comunicaciones académicas.
Internas:
Decanos/as y Vicerrectores. Resto de Departamentos de Negocio y Académicos. Responsables de Formación de RRHH Valencia y Barcelona.
Externas:
Agencias de servicios catering. Agencia de Viajes. Proveedores externos.
Formación requerida:
Profesional con formación en Secretariado. Muy valorable Licenciatura o similar. Nivel de inglés mínimo B1.
Experiencia profesional:
Experiencia profesional superior a tres años en tareas similares, preferentemente en dependencia de una Dirección general o Rectorado – gestión académica.
Otras habilidades y conocimientos:
Persona organizada y ordenada. Agilidad y eficiencia, persona discreta y de carácter afable. Flexibilidad horaria acorde al calendario y/o necesidades del negocio.
Requisitos y perfil  Formación:
Profesional con formación en Secretariado. Muy valorable Licenciatura o similar. Nivel de inglés mínimo B1.

Experiencia:

Experiencia profesional superior a tres años en tareas similares, preferentemente en dependencia de una Dirección general o Rectorado – gestión académica.

Habilidades:

Persona organizada y ordenada. Agilidad y eficiencia, discreta y de carácter afable. Flexibilidad horaria acorde al calendario y/o necesidades del negocio.
Equipo y cultura  En Grupo Planeta ofrecemos igualdad de oportunidades. Nos comprometemos a tratar todas las candidaturas por igual en función de sus capacidades, logros y experiencia independientemente de su raza, nacionalidad, sexo, edad, discapacidad, orientación sexual, identidad de género o cualquier otra clasificación protegida por la ley.
Sector:  Editorial, Educación y Formación

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