Koordination der Geschäftsstelle des Marketing Club e.V

Der Marketing Club Berlin ist das Netzwerk der Marketing-Professionals mit ca. 330 Firmen- und Einzelmitgliedern. Als berufliche Plattform stehen wir für fachlichen und inspirierenden Wissensaustausch über innovative Marketingthemen und
-trends. Durch Veranstaltungen, Wettbewerbe, Weiterbildungen und Kommunikation sorgen wir für mehr Expertise und Sichtbarkeit. Mit einem Ziel:
Marketing und Berlin weiter voranzubringen!

Geführt wird der Marketing Club Berlin e.V. von einem ehrenamtlich agierenden Vorstandsteam aus sieben Personen sowie der Geschäftsstelle, bestehend aus der Koordination sowie einer studentischen Mitarbeitenden.

Zum 1. Februar 2026 suchen wir eine Koordination der Geschäftsstelle (m/w/d) auf fester oder freier Basis in Teilzeit (25 Stunden) , die den Club organisatorisch und administrativ verantwortet und sehr eng mit dem Vorstandsteam zusammenarbeitet.

1. Gesamtorganisation & operative Club-Koordination

• Koordination der Geschäftsstelle
• Zusammenarbeit und Koordination mit Vorstand, Beirat, Partnern und Mitgliedern
• Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung aller Vorstandssitzungen
• Erstellung von Unterlagen, Präsentationen, Reportings, Beschlussvorlagen
• Kommunikation mit dem Dachverband

2. Eventmanagement

• Ganzheitliche Steuerung unserer drei Großevents (Neujahrsempfang, Sommerempfang, Berliner Marketingpreis): diese Events sind zwar Gesamtaufgabe des Vorstands, bedürfen aber einer konkreten, ganzheitlichen Steuerung. Aufgaben hier u.a. Projektmanagement, Location-Sourcing, Cateringorga, Regieablaufplanung, Gäste- und Speaker Management
• Unterstützung bei unseren kleineren Standard-Events (ca. 17):
  Hilfe bei der Location-Suche, Setup der Landingpages im System, Einladungs- und Gästemanagement, Akkreditierung & Photos beim Event, Eventkommunikation und Contentnachbereitung per eMail und Social Media

3. Sponsoring & Partnerschaften

• Vorbereitung, Pflege und Weiterentwicklung aller Partnerbeziehungen
• Erstellung & Verwaltung von Sponsoringpräsentationen
• Vertragsabstimmungen
• Kontrolle und Dokumentation der Vertragsbestandteile
• Unterstützung bei Partneraktivierungen auf Events

4. Mitgliederverwaltung & Community-Building

• Betreuung der bestehenden Mitglieder und Interessenten
• Onboarding, Kündigungen, Rückgewinnung, Upgrades
• Pflege der Mitgliederdatenbank
• Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen inkl. Mahnwesen
• Community-Kommunikation via E-Mail, Linked In, Whats App-Gruppen

5. Finanzen & Administration

• Budgetplanung und kontinuierliches Controlling
• Rechnungsstellung und
  -prüfung
• Abstimmung mit dem Steuerbüro
• Organisation Jahresmitgliederversammlung inkl. Unterlagen

6. Marketing & Kommunikation

• Content-Erstellung für Social Media (v. a. Linked In & Instagram)
• Newslettererstellung über Clever Reach
• Unterstützung bei Pflege der Website & Erstellung von Presseunterlagen

• Abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare kaufmännische Aus-/Weiterbildung
• Erfahrung im Bereich Eventmanagement, Office-Management, Marketing und/oder Vereinsorganisation
• Organisationstalent und selbstständige Arbeitsweise
• Freude an Netzwerken, Kommunikation und der Berliner Marketing-Szene
• Souveränes Auftreten gegenüber Partnern, Sponsoren und Vorständen
• Strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse, routinierter Umgang mit gängigen Tools

• Eine zentrale Rolle im Herzen des größten Marketingclubs der Hauptstadt
• Zugang zu Branchenevents, Fachthemen & relevanten Kontakten
• Gestaltungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Flexibles Arbeitszeiten und Homeoffice-Regelung
• Eine offene, motivierte Community
  - Ein engagiertes, ehrenamtliches Vorstandsteam (7 Vorständinnen und Vorstände mit jeweiligen Ressort-Verantwortlichkeiten)