Personal Office-Manager

Position im Überblick

Für unser Administrationsteam, bestehend aus den Bereichen Personal, Finanzen, IT und Office Management, suchen wir zum 01.04.2026 eine
* n Personal- und Office-Manager
* in in Teil- oder Vollzeit (65-100 %). In dieser Rolle übernimmst du eine zentrale Schnittstellenfunktion und sorgst gemeinsam mit deinen Kolleg
* innen dafür, dass administrative Prozesse verlässlich funktionieren und gute Rahmenbedingungen für die Arbeit unserer Mitarbeitenden geschaffen werden.

• Personaladministration (z.B. Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen)
• Vor- und Nachbereitung der Gehaltsabrechnungen
• Anwendung und Pflege unserer HR-Software (Personio) und ggf. Einführung neuer Module in Zusammenarbeit mit der Kaufmännischen Leitung
• Planung und Durchführung von Recruiting- und On-/Offboarding-Prozessen
• Vorbereitende Budgetplanung,
  -verwaltung und Controlling eines Teilbudgets in Abstimmung mit der Kaufmännischen Leitung
• Beratung von Mitarbeitenden in personalbezogenen Angelegenheiten
• Mitarbeit im Bereich Personalentwicklung
• Erstellung personalbezogener Auswertungen und Reports

• Büroorganisation inkl. Beschaffung und Logistik von Arbeitsmaterialien
• Mitarbeit bei der Instandhaltung der Büroräume, Bildschirmarbeitsplätze und Besprechungs-/Veranstaltungsräume der Stiftung
• Kommunikation und Abstimmung mit externen Dienstleister
  * innen, Untermieter
  * innen und der Hausverwaltung
• Mitarbeit bei der Umsetzung und Einhaltung von Arbeitssicherheitsmaßnahmen
• Bearbeitung von Postversand, Paketen und Lieferungen

• Erfahrungen in den Bereichen Personalmanagement/-administration, idealerweise in einer Non-Profit-Organisation oder einem vergleichbaren Umfeld
• Kenntnisse in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung und im Arbeitsrecht
• Erfahrung im Umgang mit personalrelevanten Softwares (z.B. Personio, DATEV) oder schnelle Auffassungsgabe bei der Einarbeitung in digitale Systeme
• Kenntnisse und Erfahrung im Office Management oder ausgeprägtes Interesse daran, diesen Bereich aktiv mitzugestalten
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse (Arbeitssprache der Stiftung ist Englisch)
• Sensibilität für unterschiedliche Arbeitsrealitäten und Freude an serviceorientierter Zusammenarbeit

• Eine entwicklungsorientierte Organisation in einem dynamischen und internationalen Arbeitsumfeld in Berlin-Mitte
• Möglichkeiten zu mobil-flexiblen Arbeiten
• 30 Urlaubstage pro Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche und bis zu 4 weitere arbeitsfreie Tage entsprechend den geltenden Betriebsvereinbarungen
• Regelmäßige bezahlte Auszeiten für deine mentale Gesundheit ("Wellbeing Hour")
• Die Vergütung richtet sich nach unserem Haustarif und variiert je nach individueller Vorerfahrung. Das voraussichtliche Bruttogehalt für diese Stelle in Vollzeit (38 Std. pro Woche) beträgt zwischen 3.319,25 € und 3.692,14 € pro Monat.

Wir wissen, dass niemand alle Anforderungen zu 100% erfüllt. Wenn du dich in den meisten Punkten wiederfindest und motiviert bist, dich in neue Bereiche einzuarbeiten, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Herkunft, Religionszugehörigkeit, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.

Unsere Büroräume und Zugänge sind derzeit nicht komplett barrierefrei. Gerne kommen wir mit dir darüber ins Gespräch, was wir tun können, um noch vorhandene Barrieren abzubauen.

Die Stelle ist ab 01.04.2026 in Teil- oder Vollzeit (65-100 %) für vorerst ein Jahr zu besetzen. Eine Weiterbeschäftigung wird explizit angestrebt.

Bewerbungen (inkl. Motivationsschreiben, Lebenslauf ohne Foto und weitere relevante Dokumente) nehmen wir gerne bis zum 15.02.2026 über unser Online-Portal entgegen. Klick dafür einfach unten auf "Auf diese Stelle bewerben".

Interviews werden bei Bedarf auch vor Annahmeschluss für Bewerbungen stattfinden. Wir können Kosten, die im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren entstehen, nicht erstatten.

Bei Fragen kannst du dich gerne per E-Mail an unser HR-Team wenden. Auf diese Stelle bewerben

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