HR Payroll und Administration Coordinator; w​/m​/d

Berlin | Vollzeit | Unbefristet | Mobiles Arbeiten möglich

Über unseren Mandanten

Unser Mandant ist in der Kaffeeindustrie tätig. Verlässlichkeit, Langlebigkeit, durchdachtes Design und verantwortungsvolles Wirtschaften prägen das Unternehmen ebenso wie eine offene, menschenorientierte Zusammenarbeit.

Die deutsche Organisation befindet sich in einer spannenden Wachstumsphase und arbeitet eng mit internationalen Kolleginnen und Kollegen zusammen. Gesucht wird eine zentrale HR-Ansprechperson für Deutschland, die das operative Personalgeschäft sicher steuert, Prozesse weiterentwickelt und Beschäftigte sowie Führungskräfte kompetent begleitet.

Deine Rolle

Als HR Generalist Payroll & Administration (w/m/d) verantwortest du die Personaladministration über den gesamten Employee Lifecycle und koordinierst die monatliche Entgeltabrechnung mit einem externen Dienstleister. Du arbeitest eng mit der internationalen HR-Leitung und der deutschen Geschäftsführung zusammen. Dabei übernimmst du viel Eigenverantwortung und kannst die HR-Strukturen für den deutschen Markt aktiv mitgestalten.

Deine Aufgaben

• Du betreust den gesamten Employee Lifecycle vom Onboarding bis zum Austritt, erstellst auf Basis vorhandener Vorlagen die erforderlichen Personaldokumente und überwachst Befristungen sowie weitere Fristen.
• Du koordinierst die monatliche Entgeltabrechnung mit dem externen Payroll-Dienstleister im DATEV-Umfeld und prüfst Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Urlaubsdaten.
• Du bist erste Ansprechperson für Beschäftigte und Führungskräfte bei Fragen zur Personaladministration, zu betrieblichen Regelungen und zu ersten arbeitsrechtlichen Themen. Bei komplexen Fällen steht dir externe juristische Unterstützung zur Seite.
• Du administrierst die lokalen Benefits und pflegst HR-Daten sowie Reportings zu Headcount, Personalkosten, Gehältern, Boni, Ein- und Austritten und organisatorischen Veränderungen.
• Du koordinierst den Performance- und Bonusprozess, hältst das Organigramm aktuell, begleitest interne Kommunikation und steuerst mit externen Partnern die Ausstattung neuer Mitarbeitender.
• Du unterstützt die internationale HR-Organisation bei Richtlinien, HR-Handbuch, Compliance, Weiterbildung und Onboarding und wirkst an Projekten zur Benefit-Verwaltung und Zeiterfassung mit.

Das bringst du mit

• Eine kaufmännische Ausbildung, ein Studium mit HR-Bezug oder eine vergleichbare Qualifikation. Entscheidend ist deine praktische Erfahrung.
• Mindestens ein Jahr praktische Erfahrung in der Personaladministration und in der Vorbereitung oder Betreuung der Entgeltabrechnung.
• Erste fundierte Erfahrung im deutschen Arbeitsrecht und Sicherheit im Umgang mit typischen personalwirtschaftlichen Fragestellungen.
• Deutsch auf C2-Niveau sowie gutes bis sehr gutes Englisch für die tägliche internationale Zusammenarbeit.
• Eine strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und die Fähigkeit, mehrere Fristen und Themen eigenständig zu steuern.
• Diskretion, Verlässlichkeit und ein ausgeprägtes Bewusstsein für den vertraulichen Umgang mit Personaldaten.
• Eine klare, wertschätzende Kommunikation sowie einen pragmatischen und lösungsorientierten Arbeitsstil.
• Die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und Führungskräften wie Beschäftigten als kompetente Sparringsperson zur Seite zu stehen.

Das erwartet dich

• Flache Hierarchien und eine familiäre Unternehmenskultur, die deinen Beitrag wertschätzt und dir Perspektiven bietet.
• Abwechslungsreiche und anspruchsvolle Aufgaben mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum.
• Eine 40-Stunden-Woche, 30 Urlaubstage und ein Gleitzeitkonto.
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.
• Vielfältige Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung innerhalb einer internationalen Unternehmensgruppe.
• Umfangreiches Benefit Package u.A. mit 50€ monatl. Zuschuss zu Einkäufen / Tank oder Fitnessstudio-Mitgliedschaft, ein Deutschlandticket und vieles mehr.