Office & Workplace Experience Manager (all genders

Voll- oder Teilzeit

Festanstellung

Unser Office ist mehr als ein Arbeitsplatz:
Es ist der Ort, an dem unsere Teams zusammenkommen, Kandidat:innen und Gäste Reflex kennenlernen und wichtige Events und Entscheidungen stattfinden.
Mit mehr als 120 Kolleg:innen, unserem großen Berliner Office direkt an der Spree sowie zwei weiteren Standorten im Raum München suchen wir zwei Office & Workplace Experience Manager. Gemeinsam übernehmt ihr Verantwortung für unsere Workplace Experience und könnt euch im Tagesgeschäft zuverlässig vertreten.
Ihr müsst dabei nicht die gleichen Stärken mitbringen:
Vielleicht liegen deine eher in Operations, Prozessen und Vendor Management - oder stärker in Hospitality, Events und Workplace Experience. Was euch verbindet, ist Ownership:
Ihr wollt nicht nur dafür sorgen, dass unsere Offices funktionieren, sondern sie jeden Tag ein bisschen besser machen.
Dein Zuhause bei Reflex ist das People & Culture Team, du berichtest an unsere VP People & Culture. Gleichzeitig ist diese Rolle stark cross-funktional:
Du arbeitest eng mit Teams wie IT, Finance, und Procurement zusammen und bringst Themen über Schnittstellen hinweg voran.

• Du sorgst dafür, dass unser Office jeden Tag zuverlässig funktioniert und ein Ort ist, an dem Menschen gerne und produktiv arbeiten.
• Du koordinierst unsere externen Dienstleister - von Reinigung und Wartung über Catering und Getränkelieferungen bis zur Hausverwaltung - und stellst eine konstant hohe Servicequalität sicher.
• Du hast ein Auge dafür, was im Office gebraucht oder verbessert werden kann, wirst proaktiv tätig und betreust unser internes Ticketsystem.
• Du stellst sicher, dass Ausstattung, Materialien und andere Office Essentials verfügbar sind und behältst Budgets, Rechnungen und laufende Verträge im Blick.
• Du betreust unseren (überschaubaren) Fuhrpark inklusive Firmenwagen und Parkplätzen und sorgst für eine strukturierte Ablage unserer Versicherungsunterlagen.
• Gemeinsam mit unseren Ansprechpartner :innen vor Ort übernimmst du auch Verantwortung für unsere kleineren Standorte im Raum München und unterstützt Themen rund um Arbeitssicherheit, Brandschutz und Nachhaltigkeit.
• Du bist eine sichtbare, herzliche Ansprechperson im Office und sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende, Kandidat :innen , Kund :innen und andere Gäste gut betreut fühlen.
• Gemeinsam mit People & Culture und IT unterstützt du eine großartige First-Day- und Onboarding-Experience - vom vorbereiteten Arbeitsplatz und Zugang zum Office bis zur Orientierung am Standort.
• Du organisierst größere interne Meetings, Workshops und Events und koordinierst insbesondere Räume, Catering und Logistik.
• Als Teil unseres Workplace Experience Teams stellst du sicher, dass Empfang, Eingangspost, Courier Services und Telefonzentrale zuverlässig funktionieren.
• Du denkst nicht nur darüber nach, was erledigt werden muss, sondern auch, wie wir es künftig einfacher und besser machen können .
• Du erkennst wiederkehrende Aufgaben und Herausforderungen und entwickelst daraus skalierbare Prozesse, Standards und Automatisierungen.
• Du entwickelst Dokumentationen, Datenbanken und Ablagestrukturen kontinuierlich weiter und nutzt Feedback aus dem Team, um unsere Workplace Experience zu verbessern.
• Du steuerst unsere Dienstleister und Office-Ausgaben mit Blick auf Qualität und Kosteneffizienz.
• Du unterstützt bei ausgewählten organisatorischen Themen für unsere Geschäftsleitung , beispielsweise bei wichtigen Kunden- oder Investorenterminen.
• Du koordinierst bei Bedarf Termin- und Reiseplanung sowie Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen, insbesondere für C-Level, Kandidat :innen oder größere externe Meetings.

• Du bringst mehrjährige Erfahrung im Office Management, Workplace Experience, Hospitality, Operations , Event Management oder einem vergleichbaren Umfeld mit - idealerweise in einem schnell wachsenden Unternehmen.
• Du kommunizierst sicher und professionell auf Deutsch und Englisch.
• Du bist bekannt für d eine Organisationsstärke , kannst viele parallele Themen koordinieren und weißt, was gerade wirklich Priorität hat.
• Du bringst eine ausgeprägte Service- und Hospitality-Mentalität mit und bist herzlich,…