Executive Assistant to CEO; m​/w​/d

ucm steht für moderne HR-Arbeit mit echtem Impact. Unsere Mission ist es, die richtigen Menschen zur richtigen Zeit an den richtigen Ort zu bringen – verlässlich, datengetrieben und mit einem klaren Fokus auf messbare Ergebnisse.

Unsere Plattform verbindet Menschen, Daten und Prozesse in Echtzeit. Mit Hilfe von AI identifizieren wir Talente präziser, planen Einsätze intelligenter und stellen operative Exzellenz vor Ort sicher. Während unsere Teams in Foundry die technologischen Lösungen entwickeln, sorgen unsere Teams in Field für eine exzellente Umsetzung beim Kunden. So schaffen wir ein Workforce-Modell, das schneller, präziser und effizienter funktioniert als klassische Personaldienstleistung.

Wir verstehen uns als AI-First-Company. AI ist für uns kein Tool, sondern das Fundament unseres Geschäftsmodells. Wir bauen Systeme, die Prozesse automatisieren, Entscheidungen unterstützen und skalierbare Lösungen ermöglichen. Dadurch verändern sich Arbeitsweisen, Rollen und Verantwortlichkeiten kontinuierlich.

Wer bei ucm arbeitet, muss Veränderung als Normalzustand verstehen. Entscheidungen werden schnell getroffen, Prozesse laufend hinterfragt und Verantwortung früh übernommen. Wir suchen Menschen, die nicht auf perfekte Rahmenbedingungen warten, sondern Probleme lösen, Strukturen schaffen und Ergebnisse erzielen.

Du bist die operative Absicherung rund um den CEO. Alles, was im Alltag der Geschäftsführung noch keine Systematik hat, landet bei dir, und du machst daraus Ordnung. Du fängst ungefilterten Input auf, priorisierst, klärst Zuständigkeiten und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt und der CEO seinen Fokus auf die Themen mit dem größten Hebel behält.

Erfolg heißt:
Nach sechs bis zwölf Monaten läuft der Arbeitstag des CEO auf Systemen statt auf Zuruf. Wiederkehrende Themen haben klare Abläufe und Verantwortliche, und Entscheidungen sind vorbereitet, bevor sie gebraucht werden.

• CEO Office & Entlastung: Du nimmst den ungefilterten Zulauf aus Mails, Nachrichten und Zuruf auf und übersetzt ihn in klare Prioritäten, Zuständigkeiten und Entscheidungspfade
• Vom Chaos zum System: Du erkennst wiederkehrende Ad-hoc-Themen, baust daraus wiederholbare Prozesse und übergibst sie, sobald sie stehen
• Koordination & Kommunikation: Du steuerst Termine, Vorbereitung und Nachverfolgung und kommunizierst im Namen des CEO Office, sichtbar als Vertretung, nie als Imitation

Du willst mehr als einen "Job", du willst rund um eine Geschäftsführung Ordnung schaffen, wo heute noch keine ist? Let’s talk.

• Aufnahme und Bündelung des gesamten ungefilterten Zulaufs an den CEO, inklusive Priorisierung nach Wirkung und Dringlichkeit
• Vorbereitung von Entscheidungen, Terminen und Gesprächen, damit der CEO vorbereitet in jede Situation geht
• Nachverfolgung offener Punkte über alle Richtungen hinweg, damit nichts verloren geht

• Identifikation wiederkehrender Themen ohne festen Ablauf und Überführung in klare, wiederholbare Prozesse
• Definition von Kategorien, Prioritäten und Verantwortlichkeiten, um den Noise für die Geschäftsführung dauerhaft zu reduzieren
• Übergabe systematisierter Abläufe an die zuständigen Stellen, statt Aufgaben dauerhaft an dich zu binden
• Steuerung von Kalender, Kommunikation und Schnittstellen im Umfeld des CEO
• Kommunikation im Namen des CEO Office gegenüber internen und externen Stakeholdern
• Aufbau eines verlässlichen Überblicks über laufende Themen, Zusagen und Fristen

• Einsatz von AI, Automatisierung und Systemen wie Notion und Excel, um Routine zu eliminieren und Wirkung zu skalieren
• Aufbau einfacher, belastbarer Strukturen zur Ablage, Übersicht und Zusammenarbeit
• Perspektivisch:
  Ausweitung auf…