Office Manager; m​/w​/d; mit Perspektive People Operations

Du machst unser Berliner Office zu dem Ort, an dem unser Team gerne arbeitet – und übernimmst Schritt für Schritt

Aufgaben aus People Operations
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Du bist die erste Anlaufstelle für alles, was unser Office ausmacht:
Du sorgst dafür, dass der Laden läuft, Gäste sich willkommen fühlen und niemand im Team überlegen muss, wo der Kaffee, das Paket oder der Meetingraum-Adapter geblieben ist.

Heute wird Office Management nebenbei aus dem People-&-Culture-Team mitgemacht. Dein Job ist es, das zu übernehmen, in klare Prozesse zu bringen – und dabei nach und nach in People-Operations-Themen hineinzuwachsen.

Ehrlich gesagt:
Der Schwerpunkt dieser Rolle liegt im Office Management, etwa 70 % deiner Zeit. Die verbleibenden rund 30 % sind People Ops – mit der Perspektive, diesen Anteil auszubauen, wenn Rolle, Team und Unternehmen mitwachsen.

• Du hältst unser Office in Berlin-Kreuzberg am Laufen:
  Empfang von Gästen, Post, Lieferungen, Ordnung in Küche, Meetingräumen und gemeinsamen Flächen

• Du steuerst unsere Dienstleister – Vermieter, Reinigung, Handwerker, Getränke- und Snacklieferanten – und bist deren feste Ansprechperson

• Du verwaltest Zugänge, Schlüssel und Arbeitsplätze und sorgst dafür, dass neue Kolleg:innen ab Tag eins einen fertigen Platz vorfinden

• Du übernimmst das Bestellwesen für Office, Verbrauchsmaterial und Team-Bedarf

• Du prüfst Rechnungen vor, bereitest sie für unser Finance-Team auf und behältst das Office-Budget im Blick

• Du organisierst Team-Events, Offsites, Sommerfest und Weihnachtsfeier – von der Location über das Catering bis zur Logistik

• Du unterstützt bei der Organisation unserer Onsite Weeks, wenn unsere remote arbeitenden Kolleg:innen nach Berlin kommen

• Du bereitest Onboardings vor:
  Welcome-Paket, Arbeitsplatz, Stammdaten in Personio, Koordination des ersten Tages

• Du pflegst Personalakten und Stammdaten, erstellst Bescheinigungen und steuerst den Rücklauf von Dokumenten

• Du behältst Zeiterfassung und Abwesenheiten in Personio im Blick und bereitest Zulieferungen für die Gehaltsabrechnung vor

• Du unterstützt im Recruiting:
  Interview-Koordination in Ashby, Betreuung von Kandidat:innen vor Ort

• Du wirkst an People-Projekten mit – von Benefits über unser Mitarbeiterhandbuch bis zu Feedbackzyklen

• Ownership von Tag eins: Das Office ist deins. Du entscheidest, wie du es organisierst – mit dem Rückhalt unseres People-&-Culture-Teams.

• Struktur statt Feuerwehr: Uns ist lieber, du löst ein Problem einmal richtig und dokumentierst es, als es zehnmal zu lösen. Einfache, verlässliche Abläufe zu bauen, ist Teil des Jobs.

• AI als tägliches Werkzeug: Wir nutzen KI-Tools wie Claude unternehmensweit. Ob Textentwurf, Checkliste oder Auswertung – wir erwarten, dass du KI aktiv einsetzt, um schneller und besser zu arbeiten.

• Wachstum, das zur Rolle passt: Wie schnell der People-Ops-Anteil wächst, hängt davon ab, wie stabil das Office läuft und welche Themen im Team entstehen. Wir sprechen das regelmäßig und offen miteinander durch.

Du passt gut zu uns, wenn du mitbringst:

• Verhandlungssicheres Deutsch und gutes Englisch. Unser Team ist international, unser Alltag zweisprachig.

• Erste Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz, am Empfang, in der Hotellerie oder im Eventbereich – oder eine kaufmännische Ausbildung mit vergleichbarer Praxis

• Organisationstalent und Eigenantrieb. Du siehst, was ansteht, bevor jemand dich darauf hinweist, und ziehst Dinge zu Ende.

• Diskretion. Du arbeitest mit Personaldaten und vertraulichen Informationen und gehst selbstverständlich sorgfältig damit um.

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (Google Workspace, Slack, Notion)…