Mitarbeiter*in Sekretariats- und Büroassistenz Politik & Sicherheit; m​/w​/d

Die politische Abteilung der Botschaft des Königreichs der Niederlande in Berlin sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
* in Mitarbeiter
* in Sekretariats- und Büroassistenz Politik & Sicherheit (m/w/d)

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (38,25 Stunden).

Die Botschaft des Königreichs der Niederlande in Berlin vertritt die Interessen der Niederlande in Deutschland und fördert die Beziehungen zu Deutschland in einer Vielzahl von Bereichen. Dies geschieht in einem Team aus lokalen und entsandten Kolleg
* innen verschiedener niederländischen Ministerien. Insgesamt sind 70 Mitarbeitende bei uns tätig.

Die Botschaft befindet sich im Herzen Berlins, direkt an der Spree. Es zeichnet sich durch eine offene Gestaltung der Arbeitsplätze aus und bietet zugleich die Möglichkeit, konzentriert zu arbeiten. Zu einer guten Work-Life-Balance trägt unser botschaftsinterner Fitnessraum bei, ebenso wie regelmäßig stattfindende Team-Events, bei denen Regionalität und Nachhaltigkeit eine wichtige Rolle spielen. Der One-Team-Gedanke ist in unserer Botschaft fest verankert.

Die Politische Abteilung der Niederländischen Botschaft in Berlin vertritt die politischen Interessen der Niederlande in Deutschland: bei der deutschen Regierung, aber auch bei politischen und gesellschaftlichen Organisationen. Wir verfolgen außerdem die EU- und Außenpolitik der deutschen Regierung sowie die politischen und wirtschaftlichen Entwicklungen in der Bundesrepublik.

Du bist ein Organisationstalent und sorgst dafür, dass innerhalb der Abteilung alles rundläuft. Du behältst gerne den Überblick, bist für Kolleginnen und Kollegen sowie externe Kontakte eine verlässliche erste Ansprechperson und packst dort mit an, wo es nötig ist. Eine ausgeprägte „Can do Mentalität“ zeichnet dich aus:
Statt Probleme zu verwalten, suchst du pragmatische Lösungen und übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben.

Du bringst Eigeninitiative ein, erkennst selbstständig, was als Nächstes ansteht, und unterstützt das Team auch dann, wenn es einmal hoch hergeht oder zusätzliche Einsätze gefragt sind – zum Beispiel bei Besuchen, Delegationen oder Veranstaltungen. Du kannst gut einschätzen, was dringend ist und was warten kann, wechselst schnell zwischen verschiedenen Aufgaben und bleibst auch bei viel Arbeit ruhig und strukturiert.

Du fühlst dich wohl in einem dynamischen Arbeitsumfeld und gehst jederzeit integer und diskret mit vertraulichen Informationen um. Außerdem kommunizierst du klar, freundlich und serviceorientiert und arbeitest gerne im Team. Protokolle schreiben, Informationen aufbereiten und Akten pflegen gehören für dich genauso dazu wie der direkte Kontakt mit Gästen, Behörden und Partnern in Deutschland und den Niederlanden.

In Abstimmung mit der Abteilungsleitung übernimmst du organisatorischen und administrativen Aufgaben, u. a.:

• Du bist die erste Ansprechperson der Abteilung – intern in der Botschaft sowie gegenüber externen Kontakten.
• Du organisierst Dienstreisen, bearbeitest ein- und ausgehende Post, verwaltest Adresslisten, beantwortest Telefonanfragen und kümmerst dich um Abrechnungen.
• Du unterstützt die Abteilungsleitung und das Team im Tagesgeschäft und hilfst mit, die Aufgaben und Termine der Abteilung zu planen und zu koordinieren.
• Du wirkst bei der Vorbereitung und Organisation von Besuchen, Delegationen und Veranstaltungen mit.
• Du erstellst Notizen und Protokolle bei internen Besprechungen.
• Du unterstutzt bei Bedarf andere Abteilungen in den Bereichen Sekretariat und Büroassistenz.
• Du pflegst und archivierst Unterlagen und bist Ansprechperson für Kolleginnen und Kollegen bei Fragen zur richtigen Ablage.
• Du erledigst alle administrativen und organisatorischen Aufgaben sorgfältig, strukturiert und…