Sachbearbeiter Innendienst

Job Description

Dein Herz schlägt für strukturierte Abläufe und Du möchtest ein deutschlandweites Zukunftsprojekt zuverlässig im Hintergrund unterstützen?

Wir modernisieren unsere Stationen und setzen neue technische und visuelle Standards um. Damit Planungsunterlagen, Genehmigungen, Bestellungen, Rechnungen und Projektdokumente vollständig und termingerecht bearbeitet werden suchen wir Dich als Sachbearbeiter Innendienst (m/w/d), befristet auf 2 Jahre, mit Option auf Verlängerung, in unserem Support Office in Berlin.

• Du stellst die erforderlichen Planungsunterlagen für die Stationen zusammen und übergibst sie vollständig an unsere Dienstleister.
• Du nimmst Baugenehmigungen entgegen, legst sie im digitalen Archiv ab und sorgst für eine nachvollziehbare Dokumentation.
• Du prüfst die Auflagen aus den Baugenehmigungen und kommunizierst relevante Anforderungen.
• Du veranlasst die Zahlung behördlicher Gebühren und hältst den jeweiligen Bearbeitungsstand nach.
• Du erstellst Bestellungen an Dienstleister und pflegst die dazugehörigen Projektdaten.
• Du bearbeitest eingehende Rechnungen, prüfst die erforderlichen Angaben und leitest die Rechnungen zur Zahlungsfreigabe weiter und begleitest den Rechnungsstellungsablauf.
• Du archivierst weitere Projektunterlagen, beispielsweise Abnahmeprotokolle, Nachweise und technische Dokumentationen.
• Du erstellst technische Berichte, Übersichten und regelmäßige Reportings für das Projektteam.
• Du unterstützt bei organisatorischen Rückfragen und sorgst dafür, dass administrative Vorgänge zuverlässig abgeschlossen werden.

• Eine verantwortungsvolle Aufgabe in einem deutschlandweiten Modernisierungsprojekt und eine wertschätzende Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld
• Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen Berlins und flexible Arbeitszeiten
• Eine attraktive Vergütung sowie zusätzliche Leistungen nach den jeweils - geltenden Unternehmensregelungen
• Bis zu 34 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und eine ausgeprägte Feedbackkultur
• Weitere Benefits, zum Beispiel Job Rad, Langzeitkonto sowie Sport- und Gesundheitsangebote

Ausbildung:
Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation; erste Erfahrungen in der Sachbearbeitung, Projektadministration, Bestellabwicklung oder Rechnungsbearbeitung sind von Vorteil.

• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und zuverlässig und behältst auch bei einer großen Zahl paralleler Vorgänge den Überblick.
• Du hast Freude an administrativen Aufgaben, klaren Prozessen und einer vollständigen Dokumentation.
• Du bringst ein gutes Zahlenverständnis und ein ausgeprägtes Auge fürs Detail mit.
• Du arbeitest selbstständig, setzt Prioritäten und verfolgst offene Themen konsequent nach.
• Du kommunizierst klar, verbindlich und serviceorientiert mit internen Fachbereichen, Behörden und externen Dienstleistern.
• Du bist ein Teamplayer und unterstützt ein effizientes und wertschätzendes Miteinander.

• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift;
  Englischkenntnisse sind für die Zusammenarbeit im internationalen Unternehmensumfeld von Vorteil.

• Du gehst sicher mit Microsoft Office um, insbesondere mit Outlook, Word und Excel und Du bist offen für neue digitale Prozesse und arbeitest Dich gerne in neue Systeme ein; idealerweise hast du schon Erfahrung mit digitaler Dokumentenablage oder Dokumentenmanagementsystemen

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