Office Manager – Empfang & Administration

Du bist ein echtes Organisationstalent und fühlst dich wohl, wenn im Büro viele Dinge gleichzeitig zusammenlaufen? Du hast Freude am Kontakt mit Menschen, behältst auch bei einem vollen Empfang den Überblick und kümmerst dich gerne darum, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert?

Als Office Manager – Empfang & Administration (all genders) bist du eine zentrale Anlaufstelle in unserem Berliner Office mit über 350 Mitarbeitenden. Gemeinsam mit unserem dreiköpfigen Office Management Team sorgst du dafür, dass sich Mitarbeitende, Bewerberende, Gäste und Dienstleister bei uns willkommen fühlen und unser Büroalltag zuverlässig organisiert ist.

Dabei kombinierst du die regelmäßige Betreuung unseres Empfangs mit klassischen kaufmännischen und administrativen

Aufgaben . Wir suchen jemanden, der gerne mit anpackt, selbstständig arbeitet und Freude an einem dynamischen Arbeitsumfeld hat.

• Du bist regelmäßig an unserem Empfang präsent und erste Anlaufstelle für Besucher:innen, Bewerber:innen, Lieferanten sowie externe Dienstleister.

• Du verantwortest die tägliche Post- und Paketbearbeitung und sorgst für eine zuverlässige Weiterleitung.

• Du übernimmst klassische administrative und kaufmännische Aufgaben im Office Management wie Korrespondenz, Ablage, Dokumentation, Terminabstimmungen und allgemeine Büroorganisation.

• Du bearbeitest Rechnungen, Verträge und weitere Dokumente aus dem Office Management und sorgst für eine strukturierte Ablage und Weiterleitung.

• Du bist Ansprechpartnerin für externe Dienstleister und Lieferanten, holst Angebote ein, vergibst Aufträge und stellst eine reibungslose Zusammenarbeit sicher.

• Du hältst unsere Büroinfrastruktur am Laufen – von Büromaterialien und Zugangskarten über Catering und Meetingräume bis hin zur Ausstattung von Arbeitsplätzen.

• Du unterstützt bei der Organisation und Umsetzung von Events und bist hands-on mit dabei.

• Du behältst offene Themen und Aufgaben im Blick, übernimmst Verantwortung für kleinere Projekte und findest selbstständig pragmatische Lösungen für Herausforderungen des Büroalltags.

• Gemeinsam mit unserem Office Management Team entwickelst du bestehende Prozesse kontinuierlich weiter und gestaltest Strukturen mit, die auch bei unserem weiteren Wachstum skalieren.

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Hotelkauffrau/-mann, Veranstaltungskauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation – alternativ bringst du entsprechende praktische Berufserfahrung mit.

• Du hast bereits Erfahrung in der Büroorganisation, Administration, im Office Management oder am Empfang gesammelt.

• Du hast Freude daran, am Empfang zu arbeiten und täglich mit unterschiedlichen Menschen in Kontakt zu sein.

• Du bist organisiert, zuverlässig und arbeitest gerne selbstständig – gleichzeitig bist du ein echter Teamplayer.

• Du bist serviceorientiert, hilfsbereit und trittst gegenüber Kolleg:innen, Gästen und externen Partnern freundlich und professionell auf.

• Du hast Lust auf ein dynamisches, schnelllebiges Arbeitsumfeld, in dem nicht jeder Tag gleich aussieht und gelegentlich auch pragmatisches Anpacken gefragt ist.

• Du kommunizierst sehr sicher auf Deutsch (mind. C1-Level) und kannst dich auch auf Englisch gut (mind. B2-Level) verständigen.

• Du möchtest in Vollzeit (40 Stunden) arbeiten und bist gerne täglich vor Ort in unserem Berliner Büro.

• Einen attraktiven Mitarbeitendenrabatt auf unser gesamtes Sortiment – von ätherischen Ölen bis hin zu Vitaminen und Nährstoffen.

• 28 Urlaubstage pro Jahr plus bis zu 5 zusätzliche freie Tage zwischen Weihnachten und Neujahr.

• Einen Zuschuss zur Urban Sports Club Mitgliedschaft oder Swapfiets-Fahrradleasing, sowie einen Zuschuss zum…