Referentenposition; m​/w​/d für das Wissensmanagement in Personalangelegenheiten des DAAD Auße

Der Deutsche Akademische Austauschdienst e.V. (DAAD) ist die weltweit größte Förderorganisation für die grenzüberschreitende wissenschaftliche Zusammenarbeit und den internationalen Austausch von Studierenden sowie Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern. Seine Mitglieder sind die deutschen Hochschulen und ihre Studierendenschaften. Die Präsenz seiner weltweiten Auslandsbüros ist die Basis seiner internationalen Expertise. Der DAAD fördert transnationale Kooperationen und Partnerschaften zwischen Hochschulen, stärkt die Germanistik und die deutsche Sprache im Ausland und ist die Nationale Agentur für die europäische Hochschulzusammenarbeit.

Er unterstützt mit seiner Arbeit die Ziele der Auswärtigen Kultur- und Bildungspolitik, der nationalen Wissenschaftspolitik und der Entwicklungszusammenarbeit.

Zu besetzen ist eine Referentenposition (m/w/d) für das Wissensmanagement in Personalangelegenheiten des DAAD Außennetzwerks.

Organisationseinheit: Z12 - Personarbetreuung und
-organisation Ausland
Standort:DAAD-Zentrale Bonn
TVöD-Entgeltgruppe:EG 11 (Bruttojahresgehalt rund 26.500 € - 31.500 €)
Voraussichtliches
Besetzungsdatum:baldmöglichst
Befristung: 2 Jahre (sachgrundlose Befristung; es besteht die Option auf anschließende Entfristung)
Arbeitszeit: 19,5

Stunden pro Woche
Annahmeschluss für Bewerbungen:08.02.2026
Stellencode: Z12EG
11

Sie übernehmen schwerpunktmäßig folgende Aufgaben:

Sie bauen ein strukturiertes Wissensmanagement für sämtliche Personalangelegenheiten im DAAD Außennetzwerk auf, erarbeiten Konzepte zur Harmonisierung der Personalprozesse und entwickeln Leitfäden, Arbeitsanweisungen sowie ein Handbuch für die Leitungen im Außennetzwerk.

Darüber hinaus erstellen und pflegen Sie Formulare, optimieren digitale Ablagestrukturen (z.

B. im Intranet oder SharePoint) und legen Vorgaben für zeitwirtschaftliche Fragestellungen unter Berücksichtigung lokaler Rahmenbedingungen fest.

Des Weiteren unterstützen Sie beim Onboarding der Außenstellenleitungen und Leitungen der Informationszentren (ASL und ICL) und beraten diese in administrativen Fragen.

In Bezug auf die Digitalisierung der Personalprozesse binden Sie die Personalakten des Außennetzwerks an die elektronische Personalakte der DAAD Zentrale an. Außerdem identifizieren Sie Optimierungs- und Automatisierungspotenziale in Abstimmung mit den ASL und ICL sowie der IT und harmonisieren Workflows zwischen Außenstellen sowie den registrierten Informationszentren (ICs) und der DAAD Zentrale.

Im Bereich Vergaben, insbesondere für die registrierten IC-Büros, stimmen Sie sich eng mit dem Team "Vergabe und Einkauf" ab und erstellen Leistungsbeschreibungen, holen Angebote ein und bereiten die Entscheidungsgrundlagen auf. Sie überwachen die Vertragslaufzeiten und -änderungen und klären rechtliche Fragestellungen.

Dafür bringen Sie fachlich und persönlich mit:

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (z.
  
  B. Bachelor) in Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaft, Wirtschafts- oder Sozialwissenschaften mit dem Schwerpunkt Personalmanagement, Organisationsentwicklung, Verwaltungsmanagement oder internationales Management - alternativ:
  Abschluss des Verwaltungslehrgangs II
• Fundierte Kenntnisse im Personalwesen
• Kenntnisse im Prozess- und Qualitätsmanagement
• Erfahrung im Wissens- und Projektmanagement
• Grundverständnis für das Vergaberecht und die unterschiedlichen Vergabearten (freihändig, beschränkt, offen, etc.)
• Bereitschaft und Fähigkeit zur Einarbeitung in neue Fachgebiete
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den MS Office Programmen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams)
• Analytisches Denkvermögen, selbständige und strukturierte Arbeitsweise
• Gute Kommunikationsfähigkeit sowie ausgeprägte interkulturelle Kompetenz
• Belastbarkeit, Zuverlässigkeit, Organisationsvermögen und Teamfähigkeit

Darüber hinaus wünschenswert sind:

• Kenntnisse im Bereich Digitalisierung / IT-gestützter Prozesse
• Erfahrung mit internationalen Organisationen und in der Betreuung ausländischer (Firmen-)Niederlassungen o.ä.
• Erfahrungen im Bereich Change Management
• Kenntnisse einer weiteren…