Teamassistenz​/Sachbearbeitung; m​/w​/d) für unser Marketingteam

Die BIS Bremerhavener Gesellschaft für Investitionsförderung und Stadtentwicklung mbH ist im Auftrag der Stadt Bremerhaven und des Landes Bremen zuständig für die Entwicklung, Stärkung und Vermarktung des Wirtschaftsstandortes Bremerhaven.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine Teamassistenz/ Sachbearbeitung (m/w/d), die unser Marketingteam bei den administrativen, organisatorischen und projektbezogenen Aufgaben unterstützt. Sie halten unserem Marketingteam den Rücken frei, behalten bei Vergaben, Dokumentationen und Fristen den Überblick und sorgen dafür, dass alle büro- und projektbezogenen Verwaltungsprozesse zuverlässig laufen.

Stellenwert:

Entgeltgruppe 8 TVöD (Entgeltordnung/VKA)

Ihre Aufgaben:

• Sie unterstützen unser Marketingteam bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben und sorgen dafür, dass im Tagesgeschäft alles rundläuft
• Sie koordinieren Termine, Besprechungen und Aufträge und übernehmen deren organisatorische Vor- und Nachbereitung
• Sie kümmern sich um das Reisemanagement und unterstützen bei der administrativen Organisation von Veranstaltungen (z.B. Raumbuchung, Catering, Teilnehmerlisten, Rechnungsabwicklung)
• Sie unterstützen das Team bei Bedarf und hohem Arbeitsaufkommen bei der Telefonannahme

Auftrags- und Vergabemanagement

• Sie holen Angebote ein, bereiten Aufträge vor und stellen die dafür erforderlichen Unterlagen zusammen
• Sie unterstützen bei Ausschreibungs- und Vergabeverfahren und sorgen für eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation
• Sie prüfen Rechnungen, übernehmen die Kontierung und sorgen für eine ordnungsgemäße Abwicklung

Recherche & Datenmanagement

• Sie recherchieren eigenständig administrative und organisatorische Grundlagen (z.
  
  B. Dienstleister, Angebote, behördliche Vorgaben) und bereiten diese strukturiert auf
• Sie pflegen und aktualisieren Datenbanken, Übersichten und weitere relevante Arbeitsgrundlagen

EU-Projekte & Projektadministration

• Sie unterstützen das Team bei der administrativen Abwicklung von EU-Projekten
• Sie prüfen Projektdokumentationen auf Vollständigkeit und unterstützen bei Projektabschluss und Aktenkontrolle
• Sie stellen abrechnungsrelevante Unterlagen zusammen, prüfen diese auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit und dokumentieren die entsprechenden Vorgänge