Mitarbeitende*r -Koordination; w​/m​/d; International Office Technische Universität Ilmenau

Stellenbezeichnung: Mitarbeitende*r Outgoing-Koordination (w/m/d) - International Office Technische Universität Ilmenau
Location: Ilmenau

Im International Office der Technischen Universität Ilmenau ist ab sofort eine Stelle als

Mitarbeitende
* r Outgoing-Koordination (w/m/d)

zu besetzen.

Das International Office (IO) der TU Ilmenau ist eine Service- und Schnittstelle in alle Bereiche der Universität und ein Brückenbauer für internationale Kooperationen. Wir informieren Studierende und Wissenschaftler
* innen über Auslandsaufenthalte, internationale Austauschprogramme und die dazu passenden Fördermöglichkeiten. Wir betreuen und beraten internationale Studieninteressierte bereits vor Beginn des Studiums und begleiten aktuell mehr als 2.100 internationale Studierende aus über 85 Nationen durch ihre Studienzeit. Austauschstudierende von über 100 Partneruniversitäten besuchen regelmäßig unsere Universität und mehr als 200 Personen nutzen unser Angebot für einen Aufenthalt im Ausland jährlich.

Wir bieten eine herausfordernde, international und interdisziplinär ausgerichtete, verantwortungsvolle Tätigkeit mit eigenen Gestaltungsspielräumen innerhalb des International Office (IO).

Ihre Aufgaben

Die Stelle umfasst folgende Aufgaben gebiete:

• Beratung & Betreuung: ganzheitliche Beratung von Studierenden zu Auslands- und Fördermöglichkeiten, Visafragen, Anerkennung und dem "International Certificate" der TU Ilmenau
• Abwicklung des Bewerbungs- und Auswahlzyklus für diverse Mobilitätsformen (Erasmus+, Semesteraufenthalte weltweit, Doppelabschlüsse, Praktika weltweit etc.)
• Konzeption und Durchführung von Infoveranstaltungen und Beratungstagen
• Abstimmung der fachlichen Passfähigkeit der Aufenthalte mit Fakultäten und Prüfungsämtern
• Programm- & Finanzmanagement:Eigenverantwortliches eigenverantwortliches Projektmanagement für Go Out-Programmlinien wie Erasmus+ (KA131), DAAD-PROMOS, DAAD-EUN und Teilstipendien (von der Antragstellung, Budgetverwaltung bis zur Berichterstattung)
• Erstellung rechtssicherer Zuwendungsvereinbarungen (z.
  
  B. Grant Agreements) und Nachweisunterlagen und Prüfung zur Vermeidung von Doppelfinanzierungen
• Erstellung von Statistiken und Berichten für interne und externe Stellen (TMBWK , Drittmittelgeber und Audits)
• Prozessoptimierung & Digitalisierung: Mitwirkung an der Digitalisierung und Optimierung internationaler Mobilitätsprozesse
• Öffentlichkeitsarbeit und Marketing für die Auslandsmobilität, insbesondere Erstellung und Pflege von Webseiten und
  -inhalten, Social-Media-Content, Informations- und Werbemaßnahmen
• Netzwerk- & Gremienarbeit insbesondere im Netzwerk deutscher Hochschulen im Erasmus+- Bereich und Vertretung der TU Ilmenau

Ihr Profil

Für die Teilnahme am Auswahlverfahren werden vorausgesetzt:

• abgeschlossenes Hochschulstudium in einem für die
  
  Aufgaben relevanten Fachbereich z.
  
  B. Internationales Hochschulmanagement, Verwaltungswissenschaften, Wirtschafts- oder Sozialwissenschaften oder abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich bzw. Verwaltung mit Berufserfahrung vorzugsweise in einem artverwandten Aufgaben feld
• Sprachkompetenz: sehr gute Kenntnisse der deutschen (min. C1 Niveau) und englischen Sprache (min. B2 Niveau) in Wort und Schrift

Darüber hinaus sind wünschenswert:

• mehrjährige Erfahrung im Projektmanagement idealerweise in der Administration und eigenständigen Bearbeitung von Förderprogrammen, inkl. Budgetverwaltung
• idealerweise Erfahrung im Hochschulbereich, insbesondere im Bereich Internationalisierung, Studierendenmobilität oder internationaler Kooperationen;
• gute Kenntnisse im Umgang mit digitalen Anwendungen und Datenbanken sowie eine ausgeprägte Affinität zur Digitalisierung und Optimierung von Prozessen (u. a. Mobility Online, Beneficiary Module der EU, DAAD-Portal)
• Kenntnisse der Erasmus+- und DAAD-Förderprogramme von Vorteil
  - Kenntnisse der relevanten EU-Vorgaben und Prozesse,…