Sekretär*in; w​/m​/d am Thüringer Innovationszentrum Mobilität; ThIMo

Stellenbeschreibung

Am Thüringer Innovationszentrum Mobilität (ThIMo) der Technischen Universität Ilmenau ist in der Geschäftsstelle unter der Verantwortung des Direktors die Stelle als Sekretär
* in (w/m/d) verfügbar.

• Ort:
  Ilmenau, Thüringen
• Beschäftigungsart:
  Teilzeit (Vormittag)
• Befristung: unbefristet
• Branche: Bürokommunikation
• Veröffentlichungsdatum:
  Vor 2 Tagen veröffentlicht

Die Stelle umfasst folgende Aufgaben gebiete:

• Organisation des Sekretariatsbereiches der ThIMo‑Geschäftsstelle
• Kommunikation:
  Erledigung der gesamten Korrespondenz (Post, E‑Mail) in deutscher und englischer Sprache sowie die Steuerung des Publikumsverkehrs und die professionelle Betreuung nationaler und internationaler Gäste
• Termin‑ und Ressourcenplanung: effiziente Planung und Koordination von Terminen, Räumen sowie die Vor‑ und Nachbereitung von internen und externen Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Dienstreise‑ und Urlaubsmanagement
• Verwaltung des Fuhrparks sowie dessen sachgerechte Nutzung
• Archivierung, Ablage und Pflege digitaler Datenbanken (u. a. Projektkenn‑daten)
• Unterstützung des Arbeitsbetriebs und der projektbezogenen Sachbearbeitung, u. a. durch Koordination von Beschaffungen; finanzielle Zuarbeiten:
  Unterstützung bei der Erstellung von Kalkulationen und der Nachverfolgung von Berichtspflichten gegenüber Mittelgebern; Öffentlichkeitsarbeit:
  Aufbau und Pflege eines ThIMo‑Auftritts in sozialen Medien wie Linked In

Für die Teilnahme am Auswahlverfahren werden folgende Voraussetzungen vorausgesetzt:

• Abgeschlossene 3‑jährige kaufmännische Berufsausbildung (idealerweise Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte
  * r, Fachangestellte
  * r für Bürokommunikation) oder langjährige Kenntnisse und Erfahrungen im Aufgaben gebiet

Darüber hinaus sind folgende Fähigkeiten wünschenswert:

• Berufserfahrung in der Büroorganisation, im Assistenzbereich oder einer vergleichbaren Position, idealerweise im universitären oder wissenschaftsnahen Umfeld
• Interkulturelle Kompetenz:
  Erfahrungen in einem internationalen und interkulturellen Arbeitsumfeld
• Digitale Affinität: sicherer Umgang mit modernen digitalen Prozessen und Instrumenten (Hardware, Software) sowie Erfahrung in der Pflege von Social‑Media‑Kanälen (insbesondere Linked In)
• Soft Skills:
  
  ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, hohe soziale Kompetenz und ein transparenter Arbeitsstil
• Arbeitsweise: hohe Einsatz‑ und Leistungsbereitschaft, eigenverantwortliche, selbstständige Arbeitsweise, ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Sprachkenntnisse: sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift

• Attraktive tarifliche Vergütung (lt. TV‑L) inkl. Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen im Kalenderjahr und zusätzliche freie Tage am 24./31.12.
• Familienfreundliches, flexibles Arbeitszeitmodell
• VBL – Altersvorsorge im öffentlichen Dienst
• Vielseitige individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Umfangreiche Gesundheits‑ und Sportangebote
• Wertschätzendes Arbeitsumfeld einer renommierten Universität