Mitarbeiter; m​/w​/d Zentrale Serviceaufgaben

Über das Max-Planck-Institut für Plasmaphysik (IPP)

Das Max-Planck-Institut für Plasmaphysik (IPP) ist ein weltweit herausragendes Zentrum für Fusionsforschung. Mit rund 1100 engagierten Mitarbeitenden in Garching bei München und Greifswald widmen wir uns der Erforschung der Grundlagen für Fusionskraftwerke. Diese Kraftwerke erzeugen Energie ohne klimaschädliche Emissionen, sind sicher, nachhaltig und nahezu unerschöpflich – ähnlich wie die Sonne. Fusionskraftwerke haben das Potenzial, eine bedeutende Rolle für die Energieversorgung künftiger Generationen zu übernehmen.

Am Standort Garching betreiben wir das weltweit bekannte und etablierte Großexperiment ASDEX Upgrade, eine Tokamak-Fusionsanlage. In Greifswald forschen wir am Großexperiment Wendelstein 7-X, die weltweit größte und leistungsstärkste Fusionsanlage vom Typ Stellarator.

Wir besetzen aktuell eine wichtige Position als Mitarbeiter (m/w/d) Zentrale Serviceaufgaben im Facility Management der Verwaltung am Standort Greifswald. Das Facility Management der Verwaltung ist verantwortlich für eine Vielzahl kaufmännischer, technischer und infrastruktureller

Ihre Aufgaben

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine organisationsstarke und serviceorientierte Persönlichkeit, die gerne Verantwortung übernimmt und im Austausch mit unterschiedlichen Menschen arbeitet. Gemeinsam mit einer erfahrenen Kollegin koordinieren Sie zentrale Serviceaufgaben und tragen dazu bei, dass Mitarbeitende und Gäste optimale Rahmenbedingungen für ihre Arbeit und ihren Aufenthalt vorfinden.

Aufgaben Sie übernehmen vielseitige organisatorische, administrative und serviceorientierte

Aufgaben und arbeiten dabei mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner
* innen zusammen.

• Gästehaus- und Wohnungsmanagement
• Organisation und Verwaltung der institutseigenen Gästewohnungen
• Bearbeitung von Reservierungen und Anfragen
• Kommunikation mit nationalen und internationalen Gästen
• Erstellung von Mietunterlagen und Abrechnungen
• Pflege von Belegungsübersichten und Statistiken
• Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Zustands des Gästehauses
• Zentrale Serviceaufgaben
• Betreuung des elektronischen
• Zutrittskontrollsystems
• Organisation und Koordination des kleinen institutseigenen Fahrzeugpools
• Zusammenarbeit mit Dienstleistungsunternehmen und internen Fachbereichen
• Unterstützung bei organisatorischen Abläufen im Facility Management
• Administrative Aufgaben
• Rechnungsprüfung und Rechnungsbearbeitung
• Pflege von Daten, Übersichten und Dokumentationen
• Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben
• Vertretung der Teamassistenz

Die Gründe bei uns zu starten

• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit vielfältigen organisatorischen und serviceorientierten Aufgaben
• Wertschätzendes und kollegiales Arbeitsumfeld
• Strukturierte Einarbeitung durch erfahrene Kolleg
  * innen
• Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und eigene Ideen einzubringen
• Unbefristete und krisensichere Tätigkeit mit Stabilität
• Vergütung je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis zu Entgeltgruppe 8 TVöD Bund, Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen und Jahressonderzahlung
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeitregelung
• 30 Tage Urlaub (bei 5-Tage-Woche) und zusätzlich freie Tage, z.B. an Weihnachten und Silvester
• Betriebliche Altersvorsorge im öffentlichen Dienst (VBL Zusatzversorgung)
• Zuschüsse für Jobtickets (z.B. Deutschlandticket)
• Kantine mit abwechslungsreichem Speisenangebot
• Kostenfreie Parkplätze am Institutsgelände und direkte Anbindung an den ÖPNV
• Betriebliches Gesundheitsmanagement zur Gesundheitsvorsorge und Prävention
• Diverse Sportangebote,
  -gruppen und
  -kurse
• Sozialberatung für die Unterstützung in schwierigen Lebens- und Arbeitssituationen
• Familienservice für alle Fragen rund um Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Vergünstigte Ferienwohnungen im In- und Ausland

Ihre Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder dienstleistungsorientierte Berufsausbildung, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte
  * r, Hotelfachmann/-frau, Immobilienkaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Führerschein Klasse B
• Ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung
• Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Kooperationsbereitschaft und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen
• Lösungsorientiertes Denken und Handeln
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren
• Offenheit für neue Herausforderungen und Bereitschaft zur fachlichen Weiterentwicklung

Das ist von Vorteil

• Erfahrungen im Office Management, Facility Management oder Verwaltungsbereich
• Kenntnisse in SAP oder vergleichbaren Systemen
• Englischkenntnisse