Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant der GF (m/w/d
in
92360, Mühlhausen, Bayern, Deutschland
Unternehmen:
Capeleo GmbH
Vollzeit
position
Verfasst am 2026-08-05
Berufliche Spezialisierung:
-
Verwaltung
Betriebswirtschaftslehre, Büro-Verwaltung, Bürokraft, Verwaltungsmanagement
-
Wirtschaft
Betriebswirtschaftslehre, Büro-Verwaltung, Verwaltungsmanagement
Gehalts-/Lohnspanne oder Branchenbenchmark: 36000 - 48000 EUR pro Jahr
EUR
36000.00
48000.00
YEAR
Stellenbeschreibung
Stellenbezeichnung: Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant der GF (m/w/d)
Location: MühlhausenOrganisation, Priorisierung und Umsetzung mit Blick fürs Wesentliche.
Sie übernehmen die aktive Steuerung und Koordination des Geschäftsführungsalltags. Dazu gehören Terminmanagement, Vorbereitung und Nachbereitung von Gesprächen, Fristenkontrolle, Wiedervorlagen, interne Abstimmungen sowie die strukturierte Bearbeitung operativer Themen.
Sie verstehen Regelprozesse, erkennen Engpässe und sorgen dafür, dass Abläufe verlässlich funktionieren. Dabei priorisieren Sie Aufgaben eigenständig, filtern Themen vor, bereiten Entscheidungen vor und halten der Geschäftsführung konsequent den Rücken frei.
Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:
Termin-, Reise- und Besprechungskoordination für die GeschäftsführungVorbereitung, Strukturierung und Nachverfolgung von Meetings, Aufgaben und EntscheidungenSchnittstellenkommunikation zwischen Geschäftsführung, internen Teams, Kunden, Bewerbern und externen PartnernAufbau und Pflege von klaren Ablage-, Dokumentations- und WiedervorlagestrukturenUnterstützung bei kaufmännischen, organisatorischen und administrativen ThemenProaktive Identifikation von Handlungsbedarf, offenen Punkten und ProzessverbesserungenKlare Kommunikation von Prioritäten, Fristen und ErwartungenDiskrete Bearbeitung vertraulicher Informationen und sensibler VorgängeStrukturiertes Arbeiten, kaufmännisches Verständnis und sichere Kommunikation.
Sie bringen Erfahrung in Assistenz, Office Management, Sachbearbeitung, Projektkoordination, Personalwesen, Kundenbetreuung oder einer vergleichbaren organisatorischen Funktion mit. Entscheidend ist nicht nur der Lebenslauf, sondern Ihre Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen, Prioritäten zu erkennen und Abläufe zuverlässig zu steuern.
Wichtig sind:
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und SchriftSicherer Umgang mit MS Office, E‑Mail, Kalender- und DokumentenmanagementAusgeprägtes Organisationsvermögen und strukturierte ArbeitsweiseKaufmännisches Grundverständnis und sicherer Umgang mit administrativen AbläufenVerständnis für Prozesse, Fristen, Prioritäten und VerbindlichkeitDiskretion im Umgang mit vertraulichen InformationenErfahrung in Personaldienstleistung, Recruiting, Kundenservice oder Administration von VorteilSprachen wie Tschechisch, Slowakisch, Rumänisch und/oder Bulgarisch sind ein absolutes PlusDas erwartet Dich bei Capeleo
- Festanstellung ab sofort in einem wachsenden Unternehmen
- Sicheres, marktübliches Fixgehalt
- Strukturierte Einarbeitung in unsere Leistungen, Branchen und Gesprächsleitfäden
- Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Abwechslungsreiche Kontakte in Industrie, Handwerk, Bau, Logistik, Pflege und weiteren Branchen
- Wertschätzendes Team mit regionalem Fokus und persönlicher Unternehmenskultur
- Perspektive, sich im Unternehmen weiterzuentwickeln
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