Office & Operations Manager (m​/w​/d

Du bist ein Organisationstalent, denkst gerne einen Schritt voraus und hast Freude daran, unterschiedliche Themen zusammenzubringen? Du möchtest nicht nur administrative Aufgaben bearbeiten, sondern Verantwortung für interne Abläufe übernehmen, Prozesse verbessern und dafür sorgen, dass im Hintergrund eines Unternehmens alles zuverlässig funktioniert?

Als Office & Operations Manager (m/w/d) übernimmst du eine zentrale Rolle in unserer internen Organisation. Du arbeitest eng mit unserer Geschäftsführung und dem gesamten KFP-Team zusammen und sorgst dafür, dass unsere kaufmännischen, organisatorischen und administrativen Prozesse reibungslos laufen.

Dabei ist dein Aufgaben bereich bewusst vielseitig:
Von Finance und Controlling über Office Management und Management Support bis hin zu People, Marketing und Sales Operations. Gleichzeitig erhältst du den Freiraum, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen und gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln.

Du stellst sicher, dass unser operatives Tagesgeschäft funktioniert und unsere Mitarbeitenden die organisatorischen Rahmenbedingungen haben, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Dazu gehören insbesondere:

• Organisation der laufenden Büro- und Unternehmensbedarfe – von IT-Equipment und Verbrauchsmaterialien bis hin zu weiteren Beschaffungen
• Koordination unseres Standort- und Fuhrparkmanagements sowie die Abstimmung mit externen Dienstleistern und Ansprechpartnern
• Verwaltung und Überwachung von Verträgen, Lizenzen und relevanten Unternehmensunterlagen
• Organisation und Pflege unserer Dokumentenablage sowie Koordination des internen Aufgaben managements
• Unterstützung bei der Koordination unserer Partner und weiterer administrativer Themen

Du unterstützt und koordinierst unsere laufenden kaufmännischen Prozesse und sorgst gemeinsam mit der Geschäftsführung für transparente und verlässliche Abläufe.

Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Erstellung und Versand von Kundenrechnungen sowie Überwachung offener Rechnungen und Posten
• Koordination und Bearbeitung von Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen
• Unterstützung bei Kapazitäts- und Umsatzplanung sowie bei weiteren kaufmännischen Auswertungen
• Pflege und Verwaltung kaufmännischer Projekt- und Abrechnungsdaten

Du koordinierst Reisen, interne Veranstaltungen und externe Termine und stellst sicher, dass organisatorisch alles vorbereitet ist.

Deine Aufgaben umfassen:

• Reiseplanung für unsere Mitarbeitenden inklusive Hotelbuchungen und Vorbereitung der Reisekosten
• selbstständige Recherche und Bewertung potenziell relevanter Messen, Tagungen und Veranstaltungen
• Organisation und Durchführung eigener KFP-Veranstaltungen

Du unterstützt unsere Marketing- und Vertriebsaktivitäten organisatorisch und sorgst dafür, dass Themen konsequent weiterverfolgt werden.

Deine Aufgaben umfassen unter anderem:

• Koordination unserer Linked In-Aktivitäten sowie Betreuung des KFP Linked In Accounts
• Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Marketingmaßnahmen sowie Pflege unserer Design Standards
• Unterstützung bei der Erstellung und Aufbereitung von Pitches und Präsentationen
• Pflege von Kunden- und Opportunity-Daten sowie Nachverfolgung offener Angebote
• Unterstützung bei der Recherche und Analyse potenzieller Kunden

Für diese Position suchen wir vor allem eine Person, die Verantwortung übernehmen und sehr unterschiedliche Themen zuverlässig koordinieren kann.

Idealerweise bringst du Folgendes mit:

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Bereich Office Management, Business Operations, kaufmännische Administration oder einer vergleichbaren Position
• ein gutes kaufmännisches Verständnis
• Proaktivität im Tagesgeschäft und eine selbstständige Arbeitsweise
• Erfahrung mit Rechnungsstellung, vorbereitender Buchhaltung und kaufmännischen Abläufen
• einen sicheren Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Arbeitswerkzeugen
• eine sehr strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• die Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig zu koordinieren und sinnvoll zu priorisieren
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und…