Verwaltungsmitarbeiter*in (m​/w​/d) im Sekretariat

Der Kreis Recklinghausen ist mit ca. 620.000 Einwohnern der bevölkerungsreichste Kreis Deutschlands. Er verbindet das grüne Münsterland mit der Metropolregion Ruhr, einem der bedeutendsten Industrie-, Bildungs- und Wirtschaftsstandorte. Als Arbeitgeber für mehr als 2.000 Beschäftigte verstehen wir uns als modernes und bürgerorientiertes Dienstleistungsunternehmen. Als attraktiver Arbeitgeber bieten wir Ihnen einen abwechslungsreichen, familienfreundlichen und sicheren Arbeitsplatz.

Wir haben zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Fachdienst 51 - Erziehungsberatung Vest - eine bis zum 30.11.2029 befristete Stelle als

in Teilzeit mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 18 Stunden vorrangig in der Hauptstelle Recklinghausen zu besetzen. Die Stelle ist teilbar, sofern ein vorgegebener Abstimmungsbedarf eingehalten werden kann.

Die Erziehungsberatung Vest ist mit ihren vier Niederlassungen zuständig für insgesamt sechs Städte im Kreis Recklinghausen. Die Beratungsstelle ist eine bürgerorientierte Einrichtung, die auf der Grundlage wissenschaftlich fundierter Methoden Eltern und professionellen Erzieher
* innen Hilfe und Unterstützung in Erziehungsfragen anbietet.

• Sie haben telefonischen und persönlichen Kontakt mit zum Teil erheblich emotional belasteten Ratsuchenden und leiten entsprechende Informationen an die Fachkolleg Innen weiter
• Sie sind für die Erledigung von Terminabsprachen, die Bearbeitung von Erstkontakten, das Erteilen von allgemeinen Auskünften, das Anfertigen von Gesprächsnotizen und die Weiterleitung von Informationen an die Fachkolleginnen und Fachkollegen zuständig
• Tätigkeiten am PC (Kenntnisse in MS Office, EFB-Assistent u.Ä.)
• Sachbearbeitende Tätigkeiten:
• Sie erstellen selbstständig Protokolle, werten Informationen aus (Dateien, Statistiken) und organisieren und begleiten Sitzungen
• Sie entwickeln und erstellen Formulare
• Sie verfassen Gutachten, Test- und Verhaltensbeobachtungen, sowie Gesprächsverläufe nach Phonodiktat
• Sie sind für Terminvergaben und
  -planungen zuständig
• Sie führen die Korrespondenz mit den Nebenstellen (und unterstützen diese gegebenenfalls im Falle einer Aushilfenotwendigkeit vor Ort) und Fachämtern der Kreisverwaltung Recklinghausen
• Sie unterstützen die Sekretariate der Nebenstellen Datteln, Castrop-Rauxel und Herten im Falle einer Aushilfenotwendigkeit vor Ort
• Verwaltungstechnische Arbeiten:
• Sie sind für das Führen von Listen (z.B. Anmelde- und Terminlisten) und der Kartei zuständig
• Sie legen Klientenakten an und sind für deren Verwaltung zuständig
• Sie führen innerhalb der Niederlassung Urlaubs- und Krankenlisten
• Sie koordinieren Bestellungen und Reparaturen für die Niederlassung
• Sie überwachen und koordinieren die Haushaltsausgaben
• Sie sind für die Postbearbeitung zuständig und führen die Portokasse
• Sie leiten organisatorische und verwaltungstechnische Informationen an die Mitarbeiter Innen der Haupt- und Nebenstellen weiter
• Sie assistieren der Fachdienstleitung bei der Planung, Durchführung und Organisation ihrer Aufgaben

Bewerben können sich Interessierte, die

• die Ausbildung bzw. Qualifikation zum/zur Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder zur/zum Verwaltungswirt
  * in (m/w/d) (Verwaltungslehrgang I) nachweisen können

oder

• eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung für den Büro- oder Verwaltungsdienst nachweisen können.

Wir erwarten eine Persönlichkeit, die im Kontakt mit anderen Menschen durch ihre freundliche, ruhige und empathische Art in der Lage ist, das Vertrauen zu den Klienten aufzubauen und dank ihrer Einsatzfreude und Kooperationsbereitschaft das Team vervollständigt und bereichert.

Wir bieten dazu die Mitarbeit in einem bewährten Team sowie die Unterstützung durch erfahrene Kollegen
* innen.

• Eine sehr gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch Voll- sowie Teilzeitbeschäftigung auch in Führungspositionen
• Ein attraktives Gleitzeitmodell
• Flexible Arbeitszeiten
• Im TVöD eine Jahressonderzahlung und eine jährliche Leistungsprämie sowie eine attraktive betriebliche Altersversorgung durch die Zusatzversorgungskasse
• Individuelle…