Assistenz Fachverfahrensbetreuer ProUmwelt​/Sekretariat m​/w​/d

Mit knapp 1.850 Beschäftigten ist die Landkreisverwaltung des Erzgebirgskreises aktuell einer der größten Arbeitgeber der Region. Als moderne, öffentliche Verwaltung ist das Landratsamt ein verlässlicher Partner vor Ort, der durch effiziente und fachlich kompetente Arbeit den Interessen der etwa 318.000 Bürgerinnen und Bürgern des Landkreises dient.

Im Landratsamt Erzgebirgskreis ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Assistenz Fachverfahrensbetreuer Pro Umwelt/Sekretariat (m/w/d) zu besetzen. Kennziffer: 130/2026/111-53. Die Position ist in Vollzeitbeschäftigung im Referat Umwelt und Forst, am Standort Marienberg und teilweise in Annaberg-Buchholz, zu besetzen.

• Assistenz Fachverfahrensbetreuer Pro Umwelt
  • Unterstützung des Fachverfahrensbetreuers bei der Koordination und Betreuung der Arbeitsgruppen (kennzifferngesteuert) im Referat
  • Erarbeitung von Arbeitsanleitungen „Schritt für Schritt“ für alle Mitarbeiter nach festen Vorgaben des Fachverfahrensbetreuers
  • Pflege der Adressverwaltung Ämter/Behörden, Stammdatenverwaltung und Objektlisten in enger Abstimmung mit dem Fachverfahrensbetreuer
  • Organisation (Terminfindung, Raumbuchung) von Mitarbeiterschulungen des Referates
  • Hilfestellungen/Problembewältigung durch Sammeln von Problemen/Fehlern und Weitergabe an den Fachverfahrensbetreuer
  • Begleitung der Digitalisierungs- und Modernisierungsprojekte im Referat in Abstimmung mit dem Fachverfahrensbetreuer bzw. nach Vorgabe durch Koordination von Besprechungen einschließlich Raumreservierung, inkl. Terminvereinbarungen, Terminüberwachung, Abstimmung von Terminen mit anderen Stellen, Vorbereitung der Termine durch Zusammenstellung relevanter Unterlagen und Informationen, Terminverfolgung, Wiedervorlage und Überwachung bis zum Abschluss eines Vorganges
• Zuarbeit bei der Überwachung der Finanzen des Referates in Zusammenarbeit mit der Haushaltssachbearbeiterin des Referates
  • Erstellung von Übersichten als Zuarbeit an die Haushaltssachbearbeiter des Referates zur Erstellung des Haushaltsplanes des Referats in Zusammenarbeit mit den Sachgebieten
  • Führung von Übersichten zur Einhaltung des aktuellen Haushaltsplans des Referates, Feststellung von Planabweichungen/Veranlassung der Erstellung von Begründung bei Haushaltsüberschreitungen
  • Zuarbeit bei der Erstellung des Jahresabschluss an den Haushaltssachbearbeiter des Referates (Rechnungsschluss, Vorlage aller Debitoren-/Kreditorenrechnungen, Bildung von Rückstellungen, Korrekturbuchungen, Umbuchungen, schriftliche und mündliche Analysen u. a.)
  • Übermittlung der V-Ist Einschätzung sowie Liquiditätsplanung als quartalsmäßige Zuarbeit des Referates an den Haushaltssachbearbeiter des Referates sowie Abrechnung der Schlüsselprodukte, halbjährlich ebenfalls gegenüber dem Haushaltssachbearbeiter des Referates
  • Zuarbeiten für die einzelnen Sachgebiete im Referat (insbesondere in Vorbereitung, Umsetzung, Nachbearbeitung der HH-Sachbearbeitung (insbesondere Jahresabschluss, V-Ist-Einschätzung, Liquiditätsplanung)
  • Betreuung des effektiven Mitteleinsatzes im Referat, einschließlich Verbesserung, Finanzbuchhaltung und Zahlungsverkehr
  • Abwicklung des Zahlungsverkehrs des Referates im Haushaltsprogramm SASKIA, (d. h. Buchung von Ein- und Auszahlungen, Überwachung der Zahlungsströme)
  • Klärung von Anfragen des SG Kasse (z.
    
    B. nicht zuzuordnende Einzahlungen, Doppelzahlungen, Korrekturbuchungen, Mahnlauf usw.)
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben
  • Postein- und
    -ausgang für das Referat bearbeiten, Verteilung auf die zuständigen Bereiche
  • Erledigung von Schriftverkehr nach Vorgabe
  • Terminplanung und
    -koordinierung, Fristenüberwachung, Wiedervorlagen für das Referat
  • Erstellung von Auswertungen und Statistiken im Referat nach Vorgabe
  • Entgegennahme und schriftliche Erfassung von Bürgeranliegen/ Widersprüchen
• Organisation und fristgerechte Weiterleitung von Stellungnahmen des Referats
  • Entgegennahme, Erfassung und Zusammenstellung der Stellungnahmen der einzelnen Sachgebiete im Rahmen von Baugenehmigungsverfahren, Beteiligungen als Träger öffentlicher Belange sowie Genehmigungsverfahren anderer Behörden im Landratsamt ohne inhaltliche Prüfung oder Bearbeitung,…