Kaufmännischer Mitarbeiter für Abrechnung, Einkauf und Prozesskontrolle (m​/w​/d

Kaufmännischer Mitarbeiter für Abrechnung, Einkauf und Prozesskontrolle (m/w/d)

Standort:
Eritt GmbH, Am Steinacker 3b, 61194 Niddatal

Beschäftigungsart:
Vollzeit, 40 Stunden pro Woche

Eintritt:
Ab sofort oder nach Vereinbarung.

Die Eritt GmbH ist seit über 25 Jahren erfolgreich im technischen Facility Management tätig. Mit über 100 festangestellten Mitarbeitenden betreuen wir mehr als 300 Wohn- und Gewerbeimmobilien im Rhein-Main-Gebiet.

Neben dem Gebäudemanagement verfügen wir über eigene Meisterabteilungen für Heizungs- und Sanitärtechnik, Elektrotechnik sowie das Maler- und Lackiererhandwerk. Dadurch bieten wir umfassende technische und handwerkliche Leistungen aus einer Hand.

In unserem Unternehmen entstehen täglich zahlreiche Aufträge, Arbeitsberichte, Lieferscheine, Materialbestellungen, Eingangsrechnungen und abrechenbare Leistungen.

Deine Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass kein abrechenbarer Auftrag, kein verbautes Material und keine erbrachte Leistung vergessen wird. Du kontrollierst, ob vollständig und zeitnah abgerechnet wird und ob Materialien zu wirtschaftlich sinnvollen Konditionen eingekauft werden.

Du arbeitest als zentrale Kontrollstelle zwischen den operativen Abteilungen, dem Einkauf, der Buchhaltung und der Geschäftsführung. Dabei verfolgst du Abläufe konsequent, forderst fehlende Unterlagen aktiv ein und betrachtest einen Vorgang erst dann als erledigt, wenn er vollständig abgeschlossen und abgerechnet wurde.

• Prüfung aller Aufträge, Arbeitsstunden, Materialien und Leistungen, die an Kunden weiterberechnet werden müssen
• Sicherstellung einer vollständigen Dokumentation und Abrechnung
• Abgleich von Aufträgen, Arbeitsberichten, Lieferscheinen, Materialentnahmen und Rechnungsgrundlagen
• Erkennung fehlender Unterlagen und konsequente Einforderung bei den verantwortlichen Personen
• Kontrolle von Zusatzleistungen, Nachträgen und noch nicht abgerechneten Aufträgen
• Prüfung, ob Rechnungen vollständig, nachvollziehbar und fristgerecht erstellt werden
• Verfolgung von Unstimmigkeiten bis zur abschließenden Klärung

• Überwachung der vollständigen und pünktlichen Abgabe von Lieferscheinen, Arbeitsberichten und Leistungsnachweisen
• Zuordnung der Belege zu Aufträgen, Kunden, Kostenstellen und Abteilungen
• Kontrolle, ob geliefertes oder abgeholtes Material einem Auftrag zugeordnet und weiterberechnet wurde
• Führung von Kontrolllisten über fehlende Unterlagen und offene Rückmeldungen
• Verbindliche Erinnerung der verantwortlichen Personen an ausstehende Dokumente

• Vorbereitung vollständiger und prüffähiger Abrechnungsunterlagen
• Kontrolle von Rechnungsentwürfen auf Vollständigkeit und Plausibilität
• Prüfung von Preisen, Stunden, Pauschalen, Zuschlägen und Materialkosten
• Sicherstellung, dass keine abrechenbaren Positionen vergessen werden
• Klärung von Rückfragen zwischen Buchhaltung, Abteilungsleitung und operativen Mitarbeitenden
• Entwicklung geeigneter Kontrollmechanismen für nicht abgerechnete Leistungen

• Prüfung geplanter und erfolgter Materialbestellungen auf Notwendigkeit und Wirtschaftlichkeit
• Einholung und Vergleich von Angeboten, Preisen, Rabatten, Lieferbedingungen und Zahlungszielen
• Hinterfragung nicht nachvollziehbarer Mengen, Preise und Verwendungszwecke
• Prüfung vorhandener Lagerbestände vor einer Neubestellung
• Erkennung unnötiger, doppelter oder überteuerter Bestellungen
• Unterstützung bei Preisverhandlungen und Lieferantenauswahl
• Ermittlung und Dokumentation konkreter Einsparpotenziale
• Abgleich von Eingangsrechnung, Bestellung, Lieferschein und tatsächlicher Lieferung

• Analyse kaufmännischer Abläufe und Erkennung von Schwachstellen
• Entwicklung klarer Prozesse für Abgabe, Prüfung und Weiterverarbeitung von Unterlagen
• Einführung von Wiedervorlagen, Kontrolllisten und verbindlichen Fristen
• Erstellung regelmäßiger Übersichten über fehlende Unterlagen, offene Lieferscheine und nicht abgerechnete Aufträge
• Transparente Berichterstattung an die Geschäftsführung über Verzögerungen und wirtschaftliche Risiken
• Kontrolle, ob…