Assistenz der Geschäftsführung​/Executive Assistant; m​/w​/d

Wer wir sind

Wir sind ein wachsendes Generalunternehmen im Glasfaserausbau und arbeiten für die größten Namen der Branche.

Was uns besonders macht:
Wir entwickeln unsere eigene KI-Software und automatisieren unsere Prozesse selbst. Geführt wird das Unternehmen von einer Gründerin, die anpackt, schnell entscheidet - und eine rechte Hand sucht, der sie zu 100 % vertrauen kann.

• Sie vertreten die Geschäftsführung souverän nach außen:
  In Besprechungen und Telefonaten mit Behörden, Konzernen und Geschäftspartnern führen Sie die Kommunikation auf Deutsch - präzise, stilsicher und verbindlich. Inhalte stimmen Sie mit der Geschäftsführung bei Bedarf auf Englisch ab.
• Sie sind die zentrale Schnittstelle zur Geschäftsführung:
  Sie priorisieren Anfragen und Termine, steuern Kalender und Wiedervorlagen und verantworten die konsequente Nachverfolgung offener Vorgänge.
• Sie führen das Büro der Geschäftsführung eigenverantwortlich - von der Korrespondenz über die Vorbereitung entscheidungsreifer Unterlagen bis zum standortübergreifenden Dokumenten- und Unterschriftenmanagement.
• Sie verantworten die vorbereitende Buchhaltung:
  Digitalisierung und fristgerechte Übermittlung der Belege an den Steuerberater sowie ein sauber geführtes Dokumenten- und Archivsystem.
• Diskretion und Loyalität sind die Grundlage dieser Position
  - Sie behandeln Termine, Vorgänge und Unternehmensinterna mit absoluter Vertraulichkeit.

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, im Vorstandssekretariat, in einer Kanzlei, einem Notariat oder im Banken-/Konzernumfeld.
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau (stilsicher in Wort und Schrift), gutes Englisch.
• Souveränes, verbindliches Auftreten mit professioneller Distanz;
  Loyalität und Verschwiegenheit sind für Sie selbstverständlich.
• Proaktive Arbeitsweise:
  Sie warten nicht auf Anweisungen
  - Sie erinnern, fassen nach und treiben Vorgänge voran. Ein Nein oder eine ausbleibende Antwort ist für Sie kein Ergebnis, sondern der Auftakt zur Nachverfolgung.
• Flexibilität:
  Die Geschäftsführung arbeitet nicht nach Schema 8-17 - Sie auch nicht.

• Überdurchschnittliche Vergütung, die dieser Verantwortung entspricht - plus Tankkarte, Weihnachtsgeld und eine großzügige Betriebsurlaubsregelung.
• Ein direkter Draht zur Geschäftsführung, kurze Wege, schnelle Entscheidungen und moderne, KI-gestützte Arbeitsabläufe.
• Eine Schlüsselrolle mit echtem Gestaltungsspielraum in einem wachsenden Unternehmen.