Kaufmännische Fachkraft; m​/w​/d) Bildungsträger​/Schulungsorganisation

Die Aufgaben

Teilzeit (ca. 15 Stunden/Woche) – für unsere Akademie
Die Schwarze Akademie ist der Bildungsträger innerhalb der Schwarze Firmengruppe und spezialisiert auf die Aus- und Weiterbildung in der Logistikbranche.
Wir begleiten Menschen und Unternehmen dabei, sich weiterzuentwickeln – praxisnah, modern und mit dem Anspruch, echte Qualität zu schaffen.
Unser Ziel:
Aus Ausbildung wird Qualität.
Aus Qualifizierung wird Perspektive.
Sie sind organisiert, denken mit und haben Lust, Strukturen aktiv mitzugestalten? Dann sind Sie bei uns genau richtig!
Sie übernehmen eine
zentrale organisatorische Rolle in unserer Akademie.
In einem kleinen Team sorgen Sie dafür, dass
im Büro alles reibungslos läuft – und gestalten gleichzeitig aktiv neue Strukturen und Prozesse mit.
Wichtig:
Diese Position ist nichts für „Abarbeiter“, sondern für Menschen, die
mitdenken, strukturieren und Verantwortung übernehmen
.
Ihre Aufgaben:

• Digitalisierung und Optimierung unserer Büro- und Verwaltungsprozesse
• Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen
• Verwaltung und Pflege unserer Fahrschuldatenbank
• Erstellung und Bearbeitung von Anträgen für die Fahrerlaubnisbehörde
• Bearbeitung und Begleitung von Antrags-, Zulassungs- und Verwaltungsverfahren im Bildungs- und Schulungsbereich
• Vorbereitung, Koordination und administrative Begleitung von Maßnahmen und Vorgängen im Zusammenhang mit der Bundesagentur für Arbeit und weiteren zuständigen Stellen
• Aktive Mitarbeit bei AZAV-Zertifizierungen und Rezertifizierungen sowie Vorbereitung und Pflege der hierfür erforderlichen Unterlagen und Nachweise
• Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung unseres Qualitätsmanagement-Systems im Rahmen der Anforderungen an einen Bildungsträger
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Schulungen, Weiterbildungen und Maßnahmen
• Korrespondenz mit Kunden, Teilnehmenden, Interessenten, Behörden und weiteren Ansprechpartnern
• Unterstützung im Marketing (z.
  
  B. Social Media, Akquise und Fahrzeugbeklebung)
• Pflege und Weiterentwicklung unserer Webseite

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.
  
  B. Büromanagement, Industrie) oder vergleichbare Berufserfahrung
• Berufserfahrung im Schulungs-, Weiterbildungs- oder Bildungsbereich, idealerweise bei einem Bildungsträger, einer Fahrschule oder einer vergleichbaren Einrichtung
• Erfahrung mit den administrativen und organisatorischen Abläufen eines Bildungsträgers
• Kenntnisse im Bereich AZAV sowie idealerweise praktische Berührungspunkte mit Zertifizierungs- oder Rezertifizierungsverfahren
• Erfahrung mit Antrags-, Zulassungs- und Verwaltungsverfahren im Zusammenhang mit der Bundesagentur für Arbeit bzw. anderen zuständigen Behörden und Stellen
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Selbstorganisation und Priorisierungsfähigkeit
• Hohes Maß an Eigenverantwortung
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Offenheit für neue Systeme
• Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten
• Interesse an Marketing und Social Media

Besonders wichtig ist uns, dass Sie die Abläufe und Anforderungen im Schulungs- und Weiterbildungsbereich bereits aus der Praxis kennen. Sie sollten sich in die organisatorischen und administrativen Prozesse eines Bildungsträgers schnell und sicher einfinden können und idealerweise bereits Erfahrung mit AZAV, Zertifizierungsverfahren sowie Anträgen und Abstimmungen mit der Bundesagentur für Arbeit oder anderen zuständigen Stellen mitbringen.

• Flexible Arbeitszeiten – individuell abstimmbar
• Teilzeitstelle (ca. 15 Stunden/Woche) mit Perspektive
• Viel Gestaltungsspielraum und eigenverantwortliches Arbeiten
• Ein kleines, eingespieltes Team mit flachen Hierarchien
• Ein modernes, zukunftsorientiertes Unternehmen
• Aktive Einbindung in den Aufbau und die Weiterentwicklung unserer Akademie
• 28 Urlaubstage (bei Vollzeit), steigend auf 30 Tage mit zunehmender Betriebszugehörigkeit