Assistenz Bürgermeisteramt und Hauptamt; m​/w​/d

Werden Sie Teil unseres Teams!

Wir suchen für die Gemeinden der Verwaltungsgemeinschaft Nünchritz-Glaubitz Verstärkung. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist folgende Stelle unbefristet zu besetzen:

• Organisation und Bürokommunikation des Bürgermeister- und Hauptamtes
• Bearbeitung und Weiterleitung des digitalisierten Posteinganges sowie der Postmailadresse des Rathauses
• Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs und Erstellung von Schreiben und Urkunden
• Terminorganisation und Führung des Kalenders der Bürgermeisterin / des Bürgermeisters und der Hauptamtsleitung
• Organisation der Wiedervorlage und Durchführung der Ablage
• Digitalisierung und strukturierte Verwaltung von Unterlagen
• Sicherstellung eines reibungslosen organisatorischen Ablaufs im Sekretariat
• Gästeempfang
• Annahme von Anregungen und Beschwerden sowie Weiterleitung an die Fachämter mit Beschwerdemanagement
• Vor- und Nachbereitungen von Terminen und Dienstreisen

• Wahrnehmung des Telefondienstes
• Erteilung allgemeiner Auskünfte
• Aufnahme und Weiterleitung von Sachverhalten
• Koordination von Terminen und Ansprechpartnern
• Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern sowie internen und externen Stellen

• Protokollführung bei Dienstberatungen
• Zusammenstellung und Prüfung von Zuarbeiten auf Vollständigkeit und Form
• Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben und besonderen Vorhaben
• Organisation von Repräsentations- und Pflichtterminen
• Vorbereitung und Durchführung von Aufgaben in Abstimmung mit der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister
• Organisation von Glückwünschen und Besuchen bei Jubiläen
• Vorbereitung und Organisation von Begrüßungen Neugeborener und öffentlichen Terminen

• Urlaubskoordination der Amtsleitungen
• Führung und Organisation von Unterlagen und Wiedervorlagen
• Unterstützung bei ausgewählten ämterübergreifenden Aufgaben
• weitere Aufgaben im Zusammenhang mit den Funktionen und Verpflichtungen der Bürgermeisterin / des Bürgermeisters

Eine Änderung der Aufgaben bleibt vorbehalten.

• abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung
• einschlägige Berufserfahrung in den bekannten Bereichen
• eine motivierte, selbständig arbeitende Persönlichkeit mit Durchsetzungskraft
• Teamfähigkeit und Eigeninitiative
• Bereitschaft zu Fort- und Weiterbildungen
• sicherer Umgang mit den MS-Office-Anwendungen und modernen Kommunikationsformen
• gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
• schnelle Auffassungsgabe sowie Flexibilität und Belastbarkeit
• Souveränität und Freundlichkeit im Umgang mit Menschen
• Hohe Diskretion und Loyalität

Sie erwartet eine interessante, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem professionellen Team. Darüber hinaus bieten wir Ihnen:

• eine tarifgerechte Bezahlung E6 inkl. Jahressonderzahlung und leistungsorientierte Bezahlung mit einer Arbeitszeit von 39 Wochenstunden
• betriebliche Altersversorgung und tarifliche vermögenswirksame Leistungen
• 30 Tage Erholungsurlaub bei einer 5-Tage-Woche im Kalenderjahr sowie arbeitsfrei an Heiligabend und Silvester
• Unterstützung beim Bikeleasing und bei der privaten Altersvorsorge
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• eine strukturierte Einarbeitung sowie eine positive Arbeitsatmosphäre in einem hilfsbereiten Team
• die Chance zur Einbringung Ihrer Ideen
• bedarfsgerechte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Bis zum Abschluss des Auswahlverfahrens werden Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutzgrundverordnung und des Sächsischen Datenschutzdurchführungsgesetzes gespeichert und ausschließlich für den Zweck dieses Verfahrens verarbeitet und genutzt.

Ihre persönlichen Daten werden vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben.

Bewerbungen schwerbehinderter und Ihnen gleichgestellter Menschen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften bevorzugt berücksichtigt.