Office Manager; m​/w​/d

Unser Kunde ist ein etabliertes Unternehmen mit internationaler Ausrichtung aus dem Bereich Transport‑, Logistik‑ und Terminaldienstleistungen. Am verkehrstechnisch bedeutenden Standort Puttgarden auf Fehmarn betreuen wir täglich Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeitende aus unterschiedlichen Ländern.

Zur Verstärkung des Standortteams suchen wir eine organisationsstarke und serviceorientierte Persönlichkeit für das Office‑ und Front‑Office‑Management.

• Sie betreuen professionell den Empfangsbereich und fungieren als erste Kontaktperson für Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeitende
• Sie übernehmen Auskunfts‑, Beratungs‑ und Servicetätigkeiten für Besucher und Kunden vor Ort
• Sie geben Landgang‑ und Parktickets aus und bearbeiten diese ebenso wie Check‑in‑Unterlagen für externe Dienstleister
• Sie bearbeiten Reklamationen, insbesondere im Zusammenhang mit technischen Störungen an Automaten
• Sie organisieren und verwalten Konferenz‑ und Besprechungsräume
• Sie bedienen die Telefonzentrale und stellen den reibungslosen Ablauf des Postein‑ und –ausgangs sicher
• Sie unterstützen kaufmännische Prozesse, unter anderem durch Vorkontierung für die Buchhaltung sowie durch administrative Begleitung des Terminalbetriebs
• Sie tragen die Kassenverantwortung am Standort, inklusive Abrechnung und Betreuung der Ticketautomaten
• Sie führen die Abrechnung der Mietnebenkosten für am Standort vermietete Gebäude durch
• Sie verwalten Dienstkleidung, Schlüssel, Besucher‑ und ISPS‑Ausweise sowie Fundsachen
• Sie bestellen, verwalten und geben Büromaterial aus
• Sie übernehmen allgemeine administrative Tätigkeiten wie Schriftverkehr, Ablage, Registerpflege sowie das Führen standortbezogener Statistiken (z. B. Umwelt‑ und Entsorgungskennzahlen)

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sie bringen idealerweise Erfahrung im Office Management, Front Office oder in einer administrativen Servicefunktion mit
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in MS Office
• Sie beherrschen die deutsche und englische Sprache sehr gut in Wort und Schrift
• Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und zuverlässig
• Sie zeichnen sich durch eine hohe Serviceorientierung, Organisationsstärke und Teamfähigkeit aus
• Sie treten freundlich, souverän und serviceorientiert auf – auch in einem internationalen Umfeld