Mitarbeiter​/in im Immobilienbüro

Stellenbeschreibung

Mitarbeiter/in (m/w/d) für die kaufmännische Verwaltung in einem Immobilienbüro

Arbeitszeit: 35 Stunden pro Woche

Arbeitsort:
Immobilienbüro

Beschäftigungsart:
Teilzeit / Vollzeit mit 35 Wochenstunden

In dieser Position unterstützen Sie unser Immobilienbüro bei den laufenden kaufmännischen und organisatorischen Tätigkeiten. Zu Ihren wesentlichen Aufgaben gehören insbesondere:

• Erstellung und Bearbeitung von Abrechnungen, insbesondere Betriebs-, Nebenkosten- und sonstigen Objektabrechnungen
• Prüfung und Aufbereitung von abrechnungsrelevanten Unterlagen und Belegen
• Betreuung und Bearbeitung von Versicherungsfällen, einschließlich Schadensaufnahme, Korrespondenz mit Versicherungen, Mietern, Eigentümern und Dienstleistern sowie Nachverfolgung der Schadensregulierung
• Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung
• Prüfung, Zuordnung und Aufbereitung von Rechnungen und Belegen für die Buchhaltung
• Pflege und Kontrolle von Konten, Stammdaten und buchhalterischen Unterlagen
• Unterstützung bei der Überwachung von Zahlungsvorgängen und offenen Posten
• Allgemeine kaufmännische und administrative Tätigkeiten im Rahmen der Immobilienverwaltung
• Schriftliche und telefonische Korrespondenz mit Mietern, Eigentümern, Handwerkern, Dienstleistern, Versicherungen und Geschäftspartnern
• Bearbeitung und Ablage von Dokumenten sowie Pflege der digitalen und analogen Akten
• Termin- und Fristenüberwachung
• Allgemeine Büroorganisation und alle im täglichen Bürobetrieb anfallenden, verkehrsüblichen Tätigkeiten
• Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Immobilien, Hausverwaltung, Büromanagement oder Buchhaltung
• Berufserfahrung in der Immobilienverwaltung oder einer vergleichbaren kaufmännischen Tätigkeit von Vorteil
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Gute Kenntnisse im Umgang mit Zahlen und ein sorgfältiger, strukturierter Arbeitsstil
• Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
• Selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise
• Freundliches und verbindliches Auftreten im Umgang mit Mietern, Eigentümern, Versicherungen und Geschäftspartnern
• Diskretion und sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Unterlagen

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem etablierten Immobilienbüro
• Eine 35-Stunden-Woche
• Einen vielseitigen Aufgaben bereich mit eigenständigen Tätigkeiten
• Ein angenehmes und kollegiales Arbeitsumfeld
• Kurze Entscheidungswege und eine persönliche Arbeitsatmosphäre
• Eine sorgfältige Einarbeitung in die bestehenden Arbeitsabläufe

Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 35 Stunden. Die konkrete Verteilung der Arbeitszeit wird im gegenseitigen Einvernehmen und unter Berücksichtigung der betrieblichen Erfordernisse festgelegt.