Assistenz der Geschäftsleitung | Management Koordinator​/in; m​/w​/d

Wir suchen Verstärkung!

Assistenz der Geschäftsleitung | Management Koordinator/in (m/w/d)

Vollzeit | Standort:
Dormettingen

Du bist ein Organisationstalent, denkst mit und hast gerne alle Fäden in der Hand? Du wartest nicht auf jede einzelne Anweisung, sondern erkennst selbst, was zu tun ist? Dann bist Du bei uns genau richtig!

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige/n Management Koordinator (m/w/d).

Bei uns bist Du nicht einfach nur für die klassische „Zuarbeit“ zuständig. Wir suchen eine Persönlichkeit, die selbstständig denkt, organisiert, priorisiert und Verantwortung übernimmt
.

Du bist eine wichtige organisatorische Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Führungskräften, Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern – und sorgst mit Deinem Organisationstalent dafür, dass im Tagesgeschäft nichts liegen bleibt.

Deine Aufgaben

• Selbstständige Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsleitung
• Eigenverantwortliche Bearbeitung und Nachverfolgung von Aufgaben, Terminen und Wiedervorlagen
• Terminplanung, Kalenderorganisation und Koordination von Besprechungen
• Erstellung von Gesprächsnotizen, Protokollen und Aufgaben listen
• Überwachung offener Punkte sowie konsequentes Nachhalten von Rückmeldungen und Fristen
• Bearbeitung der allgemeinen Geschäftskorrespondenz
• Erstellung und Formulierung von E-Mails, Schreiben und weiteren Unterlagen
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und Behörden
• Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für die Geschäftsleitung
• Erstellung von Auswertungen, Übersichten, Präsentationen und Tabellen
• Ablage, Dokumentenmanagement und strukturierte Verwaltung geschäftlicher Unterlagen
• Unterstützung bei Personal- und Verwaltungsthemen
• Koordination interner Abläufe zwischen Geschäftsleitung, Büro und Mitarbeitern
• Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben
• Einholen von Angeboten sowie Abstimmung mit Lieferanten und Dienstleistern
• Prüfung und Aufbereitung eingehender Unterlagen und Rechnungen
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsleitung
• Selbstständiges Erkennen von Handlungsbedarf und Einleiten der nächsten Schritte

Was uns besonders wichtig ist

Wir suchen jemanden, der mitdenkt und Verantwortung übernimmt.

Wenn Unterlagen fehlen, ein Termin abgestimmt werden muss oder eine Rückmeldung aussteht, wartest Du nicht darauf, dass Dich jemand daran erinnert.
Du bleibst selbstständig dran, fragst nach und bringst das Thema zum Abschluss.

Auch wenn mehrere Dinge gleichzeitig auf Deinem Schreibtisch landen, behältst Du den Überblick. Du kannst Prioritäten setzen, Wichtiges von Dringendem unterscheiden und Deine Aufgaben eigenständig organisieren
.

Kurz gesagt:
Wir suchen jemanden, der nicht nur

Aufgaben abarbeitet, sondern mitdenkt, vorausdenkt und die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft wirklich entlastet.

Das bringst Du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung, Managementassistenz, Teamassistenz oder in einer vergleichbaren Position
• Sehr selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent
• Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, Zusammenhänge zu erkennen
• Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Sicheres und freundliches Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, One Note, Teams und Excel
• Gute Kommunikationsfähigkeit
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch bei höherem Arbeitsaufkommen den Überblick zu behalten
• Verbindlichkeit und Konsequenz bei der Nachverfolgung von Aufgaben
• Hands-on-Mentalität und Lust, Verantwortung zu…