Mitarbeiter:in Administration, Finanzen & Fördermittel; Assistenz der Geschäftsführung; m​/w​/d

Der Meetingpoint Memory Messiaen e. V. ist ein gemeinnütziger Verein an der deutsch-polnischen Grenze mit Schwerpunkten in Erinnerungskultur, politischer und historischer Bildung sowie grenzüberschreitender Kulturarbeit. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine strukturierte, zuverlässige Persönlichkeit, die die Geschäftsführung in Administration, Finanzen und Fördermittelmanagement unterstützt und bei Bedarf laufende organisatorische und administrative Aufgaben in deren Abwesenheit übernimmt. Die Stelle arbeitet eng mit der Geschäftsführung, der Buchhaltung, den Projektverantwortlichen sowie der externen Lohnabrechnung zusammen.

• Laufende Vereinsadministration, Pflege und Weiterentwicklung interner Abläufe
• Erfassung, Digitalisierung und Ablage von Rechnungen und Belegen
• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft sowie Übernahme laufender organisatorischer und administrativer Aufgaben in deren Abwesenheit

• Rechnungsmanagement einschließlich der Zuordnung und Nachverfolgung von Rechnungen und Belegen
• Vorbereitung und Durchführung von Überweisungen im Rahmen der festgelegten Freigabe- und Zeichnungsprozesse sowie Überwachung von Zahlungen und Fristen
• Pflege von Finanz-, Liquiditäts- und Projektübersichten
• Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung
• Unterstützung bei der Beantragung von Fördermitteln, insbesondere bei der Erstellung und Pflege von Kosten- und Finanzierungsplänen
• Vorbereitung von Mittelabrufen und Mitwirkung bei Verwendungsnachweisen
• Zusammenstellung und Prüfung projektbezogener Belege und Unterlagen
• Abstimmung mit den Projektverantwortlichen zu Budgets, Mittelständen und offenen finanziellen Vorgängen

• Schnittstelle zur Lohn- und Personalabrechnung
• Administrative Begleitung von Vertragsunterlagen sowie Ein- und Austritten
• Pflege von Fristen, Wiedervorlagen und Personalunterlagen
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung

• Erfahrung in Verwaltung, Finanzen oder Fördermittelmanagement
• Sicherer Umgang mit Zahlen, Budgets und Belegen; gute Excel-Kenntnisse
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise – auch in Abwesenheit der Geschäftsführung
• Verantwortungsbewusstsein und klare Kommunikation
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

• Erfahrung in Verein, NGO oder Kultur-/Bildungsbereich
• Kenntnisse in Verwendungsnachweisen, Kostenstellen und Projektbudgets
• Erfahrung mit Buchhaltungs-, Steuer- oder Lohnabrechnungsstellen
• Polnischkenntnisse

• Vielseitige, verantwortungsvolle Aufgabe mit eigenem Gestaltungsspielraum
• Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Projektteams
• Mitarbeit an internationalen Kultur-, Bildungs- und Erinnerungsprojekten
• Flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten
• Familiäres Team und gute Arbeitsatmosphäre

30.09.2026

Für Rückfragen steht Ihnen Dr. Franziska Bartl, Geschäftsführerin, zur Verfügung