Executive Assistant​/Rechte Hand der Geschäftsleitung; m​/w​/d

Gesucht:
Eine echte Unterstützung, die mitdenkt, Verantwortung übernimmt und der Geschäftsleitung den Rücken freihält.

Wir sind ein mittelständisches, inhabergeführtes Unternehmen und suchen für unsere Geschäftsleitung eine außergewöhnlich gut organisierte, selbstständige und digital affine Persönlichkeit.

Keine klassische Sekretariatsstelle.

Wir suchen eine rechte Hand der Geschäftsleitung, die mitdenkt, vorausdenkt, organisiert, recherchiert, nachfasst und Aufgaben eigenständig zu Ende bringt.

Das Ziel dieser Position ist einfach:
Die Geschäftsleitung soll sich auf die Aufgaben konzentrieren können, bei denen sie für das Unternehmen den größten Wert schafft. Alles andere soll Schritt für Schritt delegiert, organisiert, automatisiert oder effizienter gelöst werden.

Du arbeitest direkt mit der Geschäftsleitung zusammen und übernimmst zunehmend Aufgaben, die heute noch dort Zeit binden.

Dabei gilt:

• Du bekommst nicht nur Aufgaben – du übernimmst Verantwortung für Ergebnisse.
• Wenn du ein Problem erkennst, sollst du möglichst nicht nur fragen: „Was soll ich machen?“
• Sondern idealerweise sagen können: „Ich habe mir das angesehen. Es gibt drei Möglichkeiten. Ich würde VarianteB empfehlen und kann das direkt umsetzen.“

• Direkte Unterstützung und Entlastung der Geschäftsleitung
• Aufgaben aufnehmen, strukturieren, priorisieren und konsequent nachverfolgen
• Termine, Wiedervorlagen und offene Punkte im Blick behalten
• Informationen recherchieren und Entscheidungsgrundlagen vorbereiten
• E-Mails, Schreiben, Dokumente und Korrespondenz vorbereiten
• Angebote einholen und vergleichen
• Lieferanten, Dienstleister und Geschäftspartner kontaktieren
• Projekte koordinieren und deren Umsetzung nachhalten
• Besprechungen vorbereiten und Ergebnisse bzw. Aufgaben dokumentieren
• Informationen aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammentragen
• Prozesse hinterfragen und Verbesserungsvorschläge entwickeln
• wiederkehrende Tätigkeiten standardisieren und möglichst automatisieren
• kleinere Projekte vollständig und eigenverantwortlich übernehmen
• die Geschäftsleitung konsequent von Aufgaben entlasten, die andere genauso gut oder besser erledigen können

Wir beschäftigen uns intensiv mit Digitalisierung und künstlicher Intelligenz.

Deshalb sind praktische Erfahrungen mit KI-Tools ausdrücklich erwünscht.

Du solltest beispielsweise ChatGPT oder vergleichbare KI-Werkzeuge nutzen können, um:

• Recherchen schneller durchzuführen
• Informationen zusammenzufassen
• E-Mails und Texte vorzubereiten
• Daten auszuwerten
• Entscheidungen vorzubereiten
• Prozesse zu dokumentieren
• wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen
• neue Automatisierungsmöglichkeiten zu erkennen

Du musst kein KI-Experte sein.

Viel wichtiger ist uns die Einstellung:
„Wie kann ich diese Aufgabe schneller, besser oder intelligenter lösen?“

Wir suchen keinen Menschen, der darauf wartet, dass ihm jeden Morgen eine To-do-Liste vorgelegt wird.

Wir suchen jemanden, der selbst erkennt, was als Nächstes getan werden muss.

• extrem zuverlässig und gut organisiert bist
• selbstständig arbeitest
• gerne Verantwortung übernimmst
• Aufgaben konsequent zu Ende bringst
• nachhakst, wenn andere nicht reagieren
• Probleme lieber löst als weitergibst
• schnell neue Themen verstehst
• Prioritäten erkennen kannst
• strukturiert mit vielen unterschiedlichen Themen umgehen kannst
• sehr sicher mit PC, Internet und digitalen Werkzeugen arbeitest
• Interesse an KI und Automatisierung hast
• unternehmerisch denkst
• diskret und absolut vertrauenswürdig bist
• auch in hektischen Situationen den Überblick behältst

Eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung als Assistenz ist von Vorteil.

Noch wichtiger sind uns jedoch Intelligenz,…