Assistenz der Geschäftsführung; gn

Wir sind IDEEMATEC – ein weltweit führender Hersteller innovativer Solar Tracker für große Photovoltaik-Kraftwerke. Seit über 20 Jahren entwickeln unsere Mitarbeitenden mit Fachwissen, Neugier und Engagement zukunftsweisende Lösungen. Mit über 80 Patenten und mehr als 10 GW installierten Trackern in über 30 Ländern steigern wir weltweit Energieerträge, erhöhen die langfristige Zuverlässigkeit und treiben die Energiewende voran.

Für unsere Geschäftsführung suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung (gn).
Drei Geschäftsführer, ein hohes Reiseaufkommen, Termine mit einer Vielzahl von Stakeholdern:
Diese Rolle hält all das zusammen.
Du sorgst dafür, dass Termine, Reisen, Gremienarbeit und administrative Abläufe zuverlässig ineinandergreifen und die Geschäftsführung organisatorisch jederzeit bestens vorbereitet und strukturiert ist. Du berichtest an den CFO.

Die Position ist in Vollzeit und unbefristet zu besetzen, mit Sitz in Plattling, regelmäßigen Terminen an unserem zweiten Standort in Ismaning und der Möglichkeit zu mobilem Arbeiten.

Termin-, Reise- & Fristenmanagement

• Eigenständige Termin- und Prioritätensteuerung für drei Geschäftsführer einschließlich der vorausschauenden Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern
• Planung und Abwicklung eines hohen Reiseaufkommens von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung
• Pflege einer verlässlichen Übersicht über offene Punkte, Zusagen und Fristen der Geschäftsführung mit aktiver Nachverfolgung

Gremien, Meetings & Reporting

• Organisation der Regeltermine der Geschäftsführung sowie der Führungskreistermine von der Einladung über Technik und Reise bis zum Unterlagenversand, einschließlich Protokollführung
• Kontrolle der Besprechungsunterlagen auf Vollständigkeit, Form und Fristen vor dem Versand sowie Formatierung und Aufbereitung von Präsentationen und Reports im Corporate Design
• Unterstützung im Reporting-Zyklus durch Einholung der Beiträge, Terminverfolgung und Verteilung

Korrespondenz & Dokumentenmanagement

• Eigenständige Bearbeitung von Postein- und
  -ausgang sowie der Korrespondenz der Geschäftsführung in deutscher und englischer Sprache
• Pflege einer klar nachvollziehbaren Dokumenten-, Ablage- und Versionsstruktur im Bereich der Geschäftsführung, digital wie physisch

Veranstaltungen & Events

• Organisation interner und externer Veranstaltungen, Town Halls, Workshops und Offsites einschließlich Dienstleistersteuerung und Gästebetreuung

Projektbegleitung & Verwaltungsvorgänge

• Administrative Begleitung bereichsübergreifender Projekte mit Terminserien, Protokollen und der Aufbereitung von Statusberichten
• Koordination von Unterschriftenprozessen sowie administrativer Vorgänge mit Behörden und Notaren (z.
  
  B. Beglaubigungen, Apostillen)

Ausbildung & Berufserfahrung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.
  
  B. Bürokauffrau/-mann) oder ein Hochschulabschluss (Bachelor, FH oder Uni); vergleichbare Qualifikationen sind willkommen
• Mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, in der Vorstandsassistenz oder auf einer vergleichbaren Position im internationalen Umfeld, mit Routine in der Betreuung mehrerer Führungspersonen und hohem Termin- und Reiseaufkommen
• Idealerweise Erfahrung in der Organisation interner Gremien- und Führungskreistermine sowie in formgerechter Protokollführung

Tools & Digitalkompetenz

• Sicherer Umgang mit PowerPoint, Excel sowie gängigen Kalender-, Kommunikations- und Kollaborationstools, ergänzt um Erfahrung in der strukturierten digitalen und physischen Dokumentenablage
• Sicherer Umgang mit KI-gestützten Tools (z.
  
  B. für Recherche, Terminorganisation oder Textentwürfe) zur Effizienzsteigerung im Tagesgeschäft

Arbeitsweise & Priorisierung

• Ausgeprägte Fähigkeit, konkurrierende…