Teamassistenz Personalabteilung; m​/w​/d

Universität Bayreuth

Bayreuth

Ihr Aufgaben gebiet:
Organisation und Sicherstellung der Arbeitsabläufe im Vorzimmer der Personalabteilung Persönliche und organisatorische Unterstützung der Abteilungsleitung Koordination und Überwachung von Terminen, Besprechungen und Wiedervorlagen Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie Koordination interner und externer Anfragen Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen einschließlich der Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen Steuerung des Informations- und Dokumentenflusses zwischen der Abteilungsleitung, den Arbeitsbereichen und weiteren internen sowie externen Stellen Erstellung und Bearbeitung von Schreiben, Präsentationen und weiteren Arbeitsunterlagen Organisatorische und administrative Unterstützung der Arbeitsbereiche der Personalabteilung Bearbeitung festgelegter Sachbearbeitungsvorgänge Pflege von Daten, elektronischen Ablagen und Vorgängen in den eingesetzten Verwaltungs- und Dokumentationssystemen Koordination und Nachverfolgung von Fristen, Rückmeldungen und Arbeitsaufträgen Unterstützung bei abteilungsbezogenen Projekten Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Digitalisierung der administrativen Abläufe Gegenseitige Vertretung innerhalb des Vorzimmers Bei allen Aufgaben ist ein sorgfältiger und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Informationen erforderlich.

Ihr Profil:

Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, als Rechtsanwaltsfachangestellte/r, im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation Eine selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise Sehr gutes Organisations- und Koordinationsvermögen Die Fähigkeit, unterschiedliche Anliegen zu priorisieren und auch bei mehreren parallelen Vorgängen den Überblick zu behalten Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit Ein sicheres, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift Eine adressatengerechte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit Diskretion und einen verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Informationen Einen sicheren Umgang mit den gängigen Microsoft-Anwendungen Die Bereitschaft und Fähigkeit, sich zügig in neue digitale Anwendungen und Arbeitsabläufe einzuarbeiten Bereitschaft zur flexiblen Aufgaben wahrnehmung und zur gegenseitigen Vertretung innerhalb des Vorzimmers Von Vorteil sind Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung oder im Hochschulbereich Erfahrungen in der Erstellung professioneller Schreiben, Präsentationen und Übersichten