Assistenz der Geschäftsführung

Scale Invest ist ein dynamisches, wachsendes Unternehmen und Family Office mit Fokus im Immobilienbereich. Unser Anspruch ist es, dreimal besser zu sein als die Konkurrenz – wir arbeiten schnell, effizient und pragmatisch. Mehr erfährst du hier.

• Unterstützung der Geschäftsführung bei allen organisatorischen und operativen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Kommunikation mit Kunden, Finanzierern, Verwaltungen, Investoren und Partnern – du bist die Schnittstelle und sorgst für reibungslose Abläufe
• Terminplanung &
  -koordination:
  Eigenständige Verwaltung des Kalenders der Geschäftsführung, inklusive Priorisierung von Meetings und Deadlines
• Bearbeitung und Qualifizierung von Leads:
  Erste Ansprechperson für Kundenanfragen, Vorqualifizierung und Terminierung für den Vertrieb
• Digitale Prozesse optimieren & technische Herausforderungen meistern:
  Wir nutzen Mac Books, Google Workspace (Mail, Drive, Calendar) und viele digitale Tools – du solltest dich schnell in technische Abläufe einarbeiten können und bereits technisch bewandert sein
• Eigenverantwortliches Lösen von Herausforderungen:
  Wir suchen keine "Befehlsempfänger", sondern smarte, selbstdenkende Persönlichkeiten, die proaktiv Probleme lösen können
• Datenpflege & Reportings:
  Erstellung und Verwaltung wichtiger Dokumente und Analysen, um Entscheidungen der Geschäftsführung optimal vorzubereiten
• Operative Unterstützung im Tagesgeschäft:
  Von Kommunikation via Mail, Telefon und Online-Meetings bis hin zu kleineren Recherche- und Organisationsaufgaben
• Projektmanagement:
  Begleitung und Koordination wichtiger Unternehmensprojekte
• Reiseorganisation & Eventmanagement für die Geschäftsführung und Mitarbeiter

• Erfahrung in einer Assistenzrolle, idealerweise im Immobilienbereich oder mit starkem Interesse an Immobilien
• Kommunikationsstärke:
  Du kannst professionell mit Kunden, Investoren und Partnern auf Augenhöhe kommunizieren
• Belastbarkeit & Performance unter Druck:
  Du kannst auch in stressigen Phasen ruhig und effizient arbeiten
• Hohe Eigenverantwortung & Lösungsorientierung:
  Du erkennst Probleme, bevor sie entstehen, und bringst proaktiv Lösungen
• Gute Englischkenntnisse:
  Wir arbeiten teilweise mit englischsprachigen Kunden, daher solltest du dich mündlich und schriftlich sicher ausdrücken können
• Technische Affinität:
  Sicherer Umgang mit digitalen Tools (Google Mail, Drive, Calendar, CRM-Systeme, Asana, …)
• Strukturierte, organisierte und effiziente Arbeitsweise:
  Du kannst Prioritäten setzen und verlierst auch bei vielen parallelen Aufgaben nicht den Überblick
• Konstruktive Kritikfähigkeit:
  Wir wollen uns jeden Tag verbessern – du solltest Feedback annehmen und umsetzen können
• Absolute Diskretion & Loyalität:
  Als Assistenz der Geschäftsführung bist du in viele vertrauliche Themen involviert
• Flexibilität:
  Unser Alltag ist dynamisch, daher solltest du bereit sein, auch mal länger zu arbeiten oder auf plötzliche Änderungen schnell zu reagieren

• Ein modernes Arbeitsumfeld.
• Herausfordernde und abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und tiefe Einblicke in die Unternehmensstrategie
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten & Karriereperspektiven in einem wachsenden Unternehmen
• Flexibilität & Homeoffice-Möglichkeit an 1-2 Tagen pro Woche (nach Absprache)
• Ein dynamisches, erfolgsorientiertes Team mit klaren Wachstumszielen