Sekretärin​/Sekretär; m​/w​/d

Besoldungsgruppe / Entgeltgruppe: A 8 / E 8 TV-L als Regierungshauptsekretär/in bzw. Tarifbeschäftigte/r

Besetzbar voraussichtlich ab 01.01.2027 in Vollzeit. Teilzeitbeschäftigung ist möglich.

Bei Vollbeschäftigung beträgt die Wochenarbeitszeit 40 Stunden bei Beamtinnen und Beamten bzw. 39 Stunden und 24 Minuten bei Tarifbeschäftigten.

• Qualifizierte Auskunftserteilung
• Qualifizierte Bearbeitung interner und externe Posteingänge
• Telefonisches Ankunftsfenster für Institut allgemein und Institutsleitung
• Vor und Nachbereitung von Terminen (Protokollführung bei Terminen der Institutsleitung)
• Unterstützung bei Geschäftsstatistik und Controlling
• Beschaffungen im Sammelbestellverfahren
• Koordination und Statistik Jahresgespräche, BEM-Gespräche
• Koordinierung von Anfragen (u.a. Denkmal und UNESCO-Weltkulturerbe)
• Pflege der Telefonliste und E-Mailverteiler
• Zahlungsbuchungen und Freigaben bei Bedarf
• Verwaltung von An- und Abwesenheiten sowie Urlaubsmanagement inkl. IPV-Pflege, Unfallanzeigen
• Koordination Gremienbeteiligung (Dienstplan, Jahresübersicht, Teilnehmendenbedingungen, Fortbildungsprogramm, Preise, AÜV, Mobiliar, etc.)
• KLR-Buchungen (Personal)
• Koordination Fort- und Weiterbildung;
  Gesundheitsmanagement/Betriebssport und Statistik Jahresgespräche
• Verantwortliche Fachkraft für FAMOS im SFBB

Öffentlichkeitsarbeit

• Anlaufstelle Website-Veröffentlichungen, Controlling Website-Inhalte
• Sonderaufgaben

Beamtinnen/Beamte: Erfüllung der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen für das 2. Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1 des allgemeinen Verwaltungsdienstes

Tarifbeschäftigte: Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement/Bürokommunikation und Bürokauffrau/-mann oder Verwaltungslehrgang I (VL I)

Zudem wünschenswert:

• Mehrjährige Erfahrungen in Geschäftsstellen- bzw. Geschäftszimmer-Tätigkeiten
• Projekterfahrung

Die formalen

Anforderungen müssen bis zur Auswahlentscheidung erfüllt sein.

Ansprechpartner:

bei fachlichen Fragen: SFBB VL, Herr Kahlenberger, Tel.: 0049 30

bei Fragen zur Eingabe Ihrer Bewerbung: ZS E 2.9, Herr Gebauer, Tel.:

-5669.

Wir schätzen und fördern die Vielfalt und Chancengleichheit und heißen daher Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Lebensalter, Behinderungen, dem ethnischen Hintergrund, der Religion und Weltanschauung oder der sexuellen Orientierung willkommen. Insbesondere Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sowie Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleichwertiger Qualifikation werden schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen bevorzugt eingestellt sowie Menschen mit Migrationshintergrund in besonderem Maße berücksichtigt.
Weitere Informationen zur Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie erhalten Sie unter