Teamassistenz Personalabteilung; m​/w​/d

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Teamassistenz in der Personalabteilung (m/w/d)

Teamassistenz in der Personalabteilung (m/w/d)

Aufgaben:

• Ihr Aufgaben gebiet:
• Organisation und Sicherstellung der Arbeitsabläufe im Vorzimmer der Personalabteilung
• Persönliche und organisatorische Unterstützung der Abteilungsleitung
• Koordination und Überwachung von Terminen, Besprechungen und Wiedervorlagen
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie Koordination interner und externer Anfragen
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen einschließlich der Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen
• Steuerung des Informations- und Dokumentenflusses zwischen der Abteilungsleitung, den Arbeitsbereichen und weiteren internen sowie externen Stellen
• Erstellung und Bearbeitung von Schreiben, Präsentationen und weiteren Arbeitsunterlagen
• Organisatorische und administrative Unterstützung der Arbeitsbereiche der Personalabteilung
• Bearbeitung festgelegter Sachbearbeitungsvorgänge
• Pflege von Daten, elektronischen Ablagen und Vorgängen in den eingesetzten Verwaltungs- und Dokumentationssystemen
• Koordination und Nachverfolgung von Fristen, Rückmeldungen und Arbeitsaufträgen
• Unterstützung bei abteilungsbezogenen Projekten
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Digitalisierung der administrativen Abläufe
• Gegenseitige Vertretung innerhalb des Vorzimmers
• Bei allen Aufgaben ist ein sorgfältiger und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Informationen erforderlich.
• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, als Rechtsanwaltsfachangestellte/r, im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Eine selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gutes Organisations- und Koordinationsvermögen
• Die Fähigkeit, unterschiedliche Anliegen zu priorisieren und auch bei mehreren parallelen Vorgängen den Überblick zu behalten
• Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
• Ein sicheres, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Eine adressatengerechte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
• Diskretion und einen verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Informationen
• Einen sicheren Umgang mit den gängigen Microsoft-Anwendungen
• Die Bereitschaft und Fähigkeit, sich zügig in neue digitale Anwendungen und Arbeitsabläufe einzuarbeiten
• Bereitschaft zur flexiblen Aufgaben wahrnehmung und zur gegenseitigen Vertretung innerhalb des Vorzimmers
• Von Vorteil sind
• Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion
• Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung oder im Hochschulbereich
• Erfahrungen in der Erstellung professioneller Schreiben, Präsentationen und Übersichten
• Einen krisensicheren Arbeitsplatz an einer modernen Hochschule
• Eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit im universitären Umfeld
• Flexible Arbeitszeitgestaltung und Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung
• Konstruktive Arbeitsatmosphäre in einem freundlichen, aufgeschlossenen Team
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Fort- und Weiterbildung durch verschiedene Fortbildungsangebote
• Weitere Vorzüge des öffentlichen Dienstes, beispielsweise Job Rad, attraktive zusätzliche Altersversorgung bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder, vielfältige Angebote der Gesundheitsförderung, z.
  
  B. Gesundheitstage, Workshops, Aktiv-Pause sowie Möglichkeit der Teilnahme an einer sehr großen Anzahl unterschiedlichster Sportangebote im Rahmen des allgemeinen Hochschulsports
• Neben dem Erholungsurlaub und der Möglichkeit der gleitenden Arbeitszeit dienstfrei am 24.12. und 31.12. eines Jahres

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