Sekretär; m​/w​/d

Im Dezernat I, Fachbereich Bau und Planung ist eine Stelle als Sekretär (m/w/d) ab sofort dauerhaft zu besetzen.

Die Stelle ist bis zum 31.12.2027 in Vollzeit und ab dem 01.01.2028 mit 35 Wochenstunden, mit der Option auf eine Beschäftigung in Vollzeit, zu besetzen.

• Sekretariatsaufgaben im Fachbereich Bau und Planung einschließlich Koordinierungs- und Organisationsaufgaben
• Koordinierung und Organisation
  • Koordinierung der Arbeitsabläufe zwischen Fachbereichsleitung, den Sachgebiets- und Teamleitungen sowie internen und externen Beteiligten
  • Termin-, Fristen- und Wiedervorlagenmanagement einschließlich Priorisierung und Nachverfolgung der Aufgaben erledigung
  • Ansprechperson für organisatorische Angelegenheiten gegenüber Behörden, Gemeinden, Planungsbüros und sonstigen externen Stellen
• Beratungs- und Ausschussmanagement
  • Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Arbeitsberatungen einschließlich Protokollführung, Dokumentation und Kontrolle der Umsetzung gefasster Festlegungen
  • Vor- und Nachbereitung von Ausschüssen (u.a. Deko, Ausschüsse, Kreistag), einschließlich Organisation der Terminabläufe, redaktioneller Prüfung und Korrektur von Informations- und Beschlussvorlagen bis zur Unterschriftsreife sowie Einstellung der Unterlagen und Beschlussvorlagen in das Sitzungsmanagementsystem Session
• Dokumenten- und Vorgangsbearbeitung
  • Koordinierung, Zusammenführung und Endbearbeitung der Zuarbeiten aller Sachgebiete bis zur unterschriftsreifen Vorlage
  • Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz (Schrift- und E
    - Mailverkehr), einschließlich Entwurf von Schreiben nach inhaltlichen Vorgaben sowie formale und sprachliche Prüfung
  • Pflege und Organisation der digitalen Akten- und Dokumentenverwaltung einschließlich Optimierung der Ablagestrukturen
• Verwaltung, Controlling und Prozessunterstützung
  • Erstellung von Übersichten, Statistiken, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen nach fachlichen Vorgaben
  • Pflege von Haushaltsübersichten, einschließlich Aktualisierung der Prognosezahlen, Aufbereitung der Vorjahresabrechnungen sowie Fortschreibung der Produktbeschreibungen
  • Mitwirkung bei der Analyse, Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsabläufen sowie Unterstützung bei der Einführung digitaler Prozesse im Fachbereich
  • Entwicklung, Pflege und Weiterentwicklung von Standards (Vorlagen, Checklisten, Verfahrensanweisungen und digitalen Ablagestrukturen)
• Service- und Verwaltungsaufgaben
  • Unterstützung der Fachbereichsleitung bei der Vorbereitung, Dokumentation und Abrechnung der leistungsorientierten Bezahlung (LOB)
  • Bearbeitung von Dienstreiseangelegenheiten, einschließlich Erstellung von Dienstreiseaufträgen sowie Prüfung und Vorbereitung der Reisekostenunterlagen
  • Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial einschließlich Pflege der Inventarübersichten

• angenehme Arbeitsumgebung in einem motivierten Team inkl. teambildender Maßnahme (Teamtag)
• attraktive Bezahlung nach TVöD (VKA) – Entgeltgruppe 5
• Jahressonderzahlungen sowie vermögenswirksame Leistungen
• Kostenlose PKW-Stellplätze sowie Zuschuss zum ÖPNV
• betriebliche Altersvorsorge (ZVK)
• verschiedene Qualifikations- und Weiterbildungsangebote
• 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr
• sicherer Arbeitsplatz in der Region

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Sekretär/in oder Kenntnisse von ablauforganisatorischen Zusammenhängen
• sicherer Umgang mit Büro- und Kommunikationstechnik
• gültiger Führerschein Klasse B
• anwendungsbereite PC-Kenntnisse im Bereich Office-Programme (Word, Excel und PowerPoint)
• verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Niveau C2)
• persönliche Integrität, Vorbildcharakter,…