Assistenz der Geschäftsführung und der Studienleitung; m​/w​/d

Die Europäische Akademie Otzenhausen (EAO) ist seit über 70 Jahren ein renommierter Lern- und Begegnungsort für überparteiliche und überkonfessionelle politische Bildung, europäische Verständigung und internationale Zusammenarbeit. Hier treffen sich jährlich rund 10.000 Menschen aus aller Welt. Neben einem umfangreichen Bildungsprogramm bietet die Akademie ein modernes Konferenz- und Tagungszentrum mit 67 Gästezimmern.

Ein Arbeitsplatz mit besonderem Umfeld:
Bei uns treffen politische Bildung, internationale Begegnung, Weiterbildung, Tagungen und Veranstaltungen an einem Ort mitten in der Natur im Nationalpark Hunsrück-Hochwald zusammen.

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

UMFANG:
Vollzeit (40-Std.

-Woche)

VERTRAG:

unbefristet

STANDORT:
Otzenhausen (Nonnweiler)

Sie arbeiten eng zusammen mit der Geschäftsführung und der Studienleitung der „Internationalen Studienprogramme“, entlasten diese proaktiv im administrativen Tagesgeschäft und tragen durch Ihre strukturierte Arbeitsweise zum Erfolg unseres Bildungszentrums bei.

• Sie organisieren effizient:
  Sie übernehmen das Assistenz- und Office-Management eigenständig, planen vorausschauend und nutzen digitale Tools zielgerichtet.
• Sie kommunizieren stark:
  Sie agieren als zentrale Schnittstelle nach innen sowie nach außen und überzeugen durch eine klare, lösungsorientierte Kommunikation.
• Sie arbeiten professionell zu:
  Sie führen Recherchen strukturiert durch und bereiten Ergebnisse in Form von Präsentationen und Protokollen fachgerecht auf.

• Termin- und Kalendermanagement, einschließlich der Vor- und Nachbereitung von Meetings, der Wiedervorlage sowie der konsequenten Nachverfolgung offener Punkte und Termine.
• Organisation, Vorbereitung und Protokollierung von Organsitzungen und internen Sitzungen.
• Daten-, Dokumenten- und Informationsmanagement (u. a. Pflege und Aktualisierung von Geschäftspapieren, Arbeitsabläufen, Datenbankdaten, digitale Serverablage usw.).
• Allgemeine Geschäftskorrespondenz (DE, EN, ggf. FR).

• Seminar- und Teilnehmendenmanagement, insbesondere Korrespondenz mit Teilnehmenden, Referierenden und Kooperationspartnern sowie die Erstellung von Anmeldelisten, Teilnahmezertifikaten und Auswertungsunterlagen.
• Vertragsmanagement mit externen Honorarkräften und Kooperationspartnern (Versand, Rücklaufkontrolle und Nachverfolgung von Vereinbarungen).
• Organisation von seminarbezogenen Exkursionen.
• Themenbezogene Recherchen für die Studienleitung.
• Übersetzungsarbeiten.
• Seminarbezogene Pflege von Kontakten in der Datenbank.

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung sowie Berufserfahrung in der Assistenzfunktion oder in einer vergleichbaren Position.
• Sie verfügen über eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Kommunikationsstärke.
• Sie sind strukturiert, arbeiten eigenständig und behalten auch in dynamischen Situationen den Überblick.
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Französischkenntnisse sind von Vorteil.
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und gängigen digitalen Anwendungen.

• Ein unbefristeter Arbeitsplatz in Vollzeitbeschäftigung (40-Std.
  
  -Woche) mit einer langfristigen Zukunftsperspektive.
• Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Aufgabe mit viel Gestaltungsspielraum an einem modernen Arbeitsplatz.
• Ein zukunftsorientiertes und nachhaltiges Arbeitsumfeld.
• Eine umfassende Einarbeitung sowie eine der Position angemessene Vergütung.

Wir unterstützen individuelle Weiterbildung und bieten Ihnen die Möglichkeit, sich…